非政府組織手冊
2013.02.05

您是否曾看到過某個問題並希望為解決它而做點什麼?一定有過這种經歷。有的問題無人過問,學校、警察、政府福利機構、教會和家庭都沒有介入。另外一些人與您有相同的擔憂,並且也希望做點什麼。這就是您要創立一個非政府組織(NGO)的原因。本手冊為您創立和運營非政府組織提供了詳細的指南。

作者簡介

前言:推動變革的有力途徑

第一章:創立和維持一個非政府組織

第二章:價值觀、願景和使命——非政府組織的指南針

第三章:規劃、評估與管理

第四章:理事會

第五章:社區參與和賦權

第六章:與其他非政府組織及政府合作

第七章:捐助者 - 基金會、企業、個人

資訊資源

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作者簡介
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

馬賽克(Mosaica)高級顧問希拉蕊‧賓德-阿維勒斯(Hilary Binder-Aviles)是本手冊的第一作者。馬賽克:非營利發展和多元文化中心(Mosaica: Center for Nonprofit Development and Pluralism)是一家跨文化非營利能力建設組織,旨在為非政府組織(NGO)提供建立公正、包容、繁榮的社區和社會所需的工具。過去20年中,馬賽克在非政府組織創建、項目/組織規劃與管理、評估、治理、資金募集、維權以及社區組織等領域提供了培訓和協助。馬賽克特別承諾幫助為政策制定與資源分配中極易被忽視的群體提供服務和爭取權益的組織。

在與由非洲、東南亞、拉丁美洲以及阿拉伯世界的難民和移民在美國成立的非政府組織合作方面,賓德-阿維勒斯擁有豐富的經驗。她協助了伊拉克、葉門和埃及非政府組織的規劃工作並推動它們建立聯盟。賓德-阿維勒斯擁有韋爾斯利學院(Wellesley College)的政治學學士學位以及哈佛大學肯尼迪政府學院(John F. Kennedy School of Government at Harvard University)的公共政策碩士學位。

馬賽克創始人埃米莉‧甘茨‧麥凱(Emily Gantz McKay)及副總裁希拉‧伯爾(Hila Berl)基於與美國以及中東、前南斯拉伕、巴基斯坦和阿富汗等衝突地區的非政府組織數十年的豐富合作經驗,為手冊的編寫提供了意見、建議和實例。



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前言:推動變革的有力途徑
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

非政府組織從事的活動多種多樣,包括倡導人權及環保、培養青年的領導力、努力消除對婦女和兒童的暴力、濟困扶貧。成立非政府組織是一種推動變革的有力方式。

非政府組織(NGO)獨立於政府及工商界,其使命是為公眾服務和增進公益,而並非以營利為目的或為少數人謀利益。由於非政府組織具有獨立性,它們能夠監督政府的表現並倡導改進。深受政府及工商界尊重的非政府組織可以協助調解矛盾或為共同關心的問題尋求解決方案。最重要的是,非政府組織獨立於政府、政黨及宗教團體的性質使之能夠為所在社區創造一個共同的願景。非政府組織可以動員志願者並利用其他資源來實現其願景。

無論您正在考慮建立非政府組織、已經建立非政府組織還是長期領導非政府組織,您都是凝聚力量促進變革的全球運動中的一員。數十年來,非政府組織始終站在致力於改善人民生活的重大社會運動的前沿,新興民主社會中非政府組織的數量迅速增加。在前蘇聯及類似地區,非政府組織正在幫助建立民主體制,併為貧困人口和弱勢群體提供生活保障。

“非政府組織”一詞首次出現在第二次世界大戰之後,當時聯合國用該詞指稱幫助撫平戰爭創傷——千百萬流離失所的人口、孤兒及高失業率——的民間組織。但公民為解決問題而組織起來的概念可以追溯到更早時期,一些學者把1839年成立的反奴隸制國際(Anti-Slavery International)視為第一家國際性非政府組織。

今天,聯合國承認的國際性非政府組織估計有4萬個,此外還有數百萬個在各國內部運作的組織。非政府組織分為許多不同的類型:有些是大型的跨國組織,有些則是小型的村鎮團體;有些側重於婦女、青少年、環境、人權、教育或健康等特定問題或領域,另一些組織旨在應對多種問題或涉足於多個領域。

無論工作領域或範圍如何,所有非政府組織的目標都是改善人們的生活或解決社會問題。大多數非政府組織的創辦人都是對其社區或事業滿懷熱忱的人。但是,創立和運營非政府組織只有熱忱還不夠,它需要知識、技能、資源及人脈關係,也少不了時間、規劃、耐心和靈活性。

本手冊為建立有效且可持續運營的非政府組織提供了框架。在本手冊中,您將了解到如何構建非政府組織的核心要素——價值觀、願景、使命及項目——以及將之落到實處的訣竅。我們還將討論您需要面對的各種不同關係,包括與您所服務的社區、合作夥伴、資助方、政府及其他利益相關者之間的關係。手冊中貫穿介紹了經營非政府組織的最佳規範,並就如何避免和應對非政府組織可能面對的共同挑戰提出了建議。

最終,本手冊將有助於您建立具有合法性的、透明而負責的非政府組織,這些特質對於有效的非政府組織而言必不可少。

合法性

要使一個非政府組織具有合法性,公眾必須相信該組織是在滿足社會的某種需求,並且其成員將這一社會需求置於個人利益之上。在您問自己“如何保證我們的非政府組織持續發展?”之前,您需要回答兩個問題:1)“我們的組織是否具有合法性?”2)“我們的組織是否應當存在?”如果非政府組織有一個旨在滿足某項重要的社區或社會需求的明確而正當的使命,它就有存在的價值。但是有一個正當的使命仍然不夠,要具有合法性,非政府組織還必須管理有方、運作良好且富有成效。

由某一個人控制的非政府組織不會被視為具有合法性。如果一個人主導組織,容不得其他人的意見或監督,就會産生這個人將其自身利益置於公眾利益之上的風險。沒有一個團隊的積極領導和管理,就沒有可以阻止非政府組織的資源被誤用或濫用的制衡機制。非政府組織必須有一個廣泛的領導基礎,他們從各利益相關者那裏徵求意見,確保組織為公眾利益服務。

請牢記……

任何人都不擁有非政府組織

在本手冊中,我們可能會使用“您的非政府組織”等語句,但我們指的是您所屬的非政府組織。非政府組織並非某一個人的財産,它服務於公眾利益,必須有一群人擔任公眾信任的管家,這一角色通常由理事會擔當。由一名不對理事會或其他利益相關者負責的人員控制的非政府組織將不會被視作具有合法性,也無法贏得組織存續所需的廣泛支援。

問責制

由於非政府組織是為了公眾利益而存在,因此它必須對公眾負責,即對公眾有所交代。具體來説,這意味著要對資助方、成員、合作夥伴、服務對象、運營活動所在的社區及其他非政府組織等利益相關者有所交代。

不同的利益相關者有不同的期望:資助方期望他們的資金用於預定目的、得到妥善管理並能夠用於實現項目目標;服務對象期望非營利組織幫助滿足他們的需要並尊重他們;合作夥伴期望您坦率誠實,履行承諾——而這只是其中一些例子。非政府組織需要與不同的利益相關者打交道,傾聽他們的意見,了解他們不同的期望。非政府組織至少需要就以下各項承擔責任:

- 使命:使命是非政府組織存在的根本。它是您對公眾的承諾,也是您致力於在世界上産生的影響。非政府組織通過履行使命實現對公眾的承諾。

- 成果:僅僅開展項目及活動是不夠的,非政府組織必須在改善服務對象的生活方面取得切實進展。

- 良好的治理:您的非政府組織應該設有由志願者組成的理事會,以合乎職業行為準則的方式有效管理組織。治理是理事會對組織及其活動進行指導和監督而從事的一系列活動。

- 財務責任:非政府組織必須確保接受的所有捐贈都用於履行使命,而不是為某些人謀取個人私利。理事會肩負治理責任,負責監督非政府組織的財務。

非政府組織向誰負責?很多時候,非政府組織只對其資助方及捐款人負責,而不是對其社區負責。當然,您的資助方要求您提交報告,但社區不會。在許多國家,負責監督非政府組織的政府部門要求其發佈年度報告。但是,非政府組織如何確保對其服務的社區負責?可以採取的形式包括舉行社區會議、進行調查、編寫年度報告和定期簡報以及從事其他社區外展工作。您不但應定期向您所服務的群體介紹組織的活動,還應徵求他們的意見及反饋。如果非政府組織要求對他人問責,自己就必須負起責任。

透明度

透明意味著人們能夠看到事物的內部,這是非政府組織必須採取的運作方式。利益相關者必須能夠明確了解非政府組織的內部情況,包括項目如何運作、資金如何使用以及如何決策等。非政府組織可通過準確及時地公佈與其活動、財務、政策、程式及決策相關的資訊實現透明化運作。透明化運作將使您有機會了解如何改進工作。別人如果知道您的組織在做什麼以及如何做,就可以提出改進意見。

請記住……

非政府組織的其他名稱

您可能聽過人們用其他術語來形容致力於促進公眾利益的組織:

- 公民社會組織(CSO)

- 非營利組織

- 慈善組織

- 基層或社區組織

- 志願組織

在某些情況下,術語本身即説明非政府組織的具體類型。例如,基層組織是由社區成員組成進行自助的非政府組織。

合法性、透明度和問責制相輔相成,缺一不可。如果非政府組織不對其利益相關者負責,它將不會被視為具有合法性;如果非政府組織不透明,它就無法對自己問責,而其他方也不能對它追究責任。另外,問責制和透明度有助於一個組織贏得社區的信任,而贏得社區信任是能否實現組織使命的關鍵。如果社區成員對非政府組織缺乏信任,他們就不太可能參與組織的項目或尋求組織的服務。組織越負責任、越透明,就越能贏得信任;而贏得更多的信任將使您能夠更好地為社區服務。

作為非政府組織的領導者,您必須恪守這些原則,因為它們是您的組織取得成功的關鍵。

當一家非政府組織因腐敗或管理不善而見諸頭條新聞時,它會使所有非政府組織蒙羞,並導致整個行業在公眾眼中失去合法性。反之,如果一個非政府組織在言行中忠實于上述原則,就會為所有非政府組織的工作贏得信心及信任。本手冊將幫助您的組織實現這一目標。



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第一章:創立和維持一個非政府組織
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

應對全球性的巨大挑戰通常可從局部的小事做起。發現社區出現需求或問題時,您可以積極主動地採取行動,改變現狀。藝術工作者可能看到社區裏的青少年放學後無所事事,於是發起一個非正式的藝術教學項目。教育工作者若留意到社區裏來自貧困家庭的女生沒有正常上學,可以設立一個星期六輔導項目。如果護士發現社區裏的女性不了解基本的健康服務,則可以舉辦講座,介紹服務資訊。

但是,無論您面對的是何種挑戰或機遇,如果擁有更多的資源和人力支援,您就能夠成就僅憑一己之力遠不能實現的目標。這就是您要創立非政府組織(NGO)的原因。

創立一個非政府組織需要多種支援,比如志願者、捐助者以及認為您的工作有價值的倡導者。展開項目和活動需要運用多種技能和支援。您需要制定計劃、對社區進行宣傳、招募志願者、籌集資金、追蹤項目進展和評估效果。長期維持一個非政府組織的運營則對精力投入、技能、系統、支援和資源有著更高的要求。本章將簡要介紹創立非政府組織並維持其運營的關鍵要素。如前言部分所述,如果一個非政府組織具有合法性——即具有問責性、透明度以及與社區的密切關係——就有理由持續存在。可持續性指的是非政府組織維持長期運營的能力。通常,提到可持續性時,我們首先想到的是資金問題。但可持續性涉及的問題遠不止這一方面,要先從組織的願景和使命談起。

願景與使命宣言

您的非政府組織的願景描述您想爭取達成的長期變革目標以及您的工作將如何改善人們的生活。您的使命則是您的組織將願景轉變為現實的獨特方式。您有必要把願景與使命用書面文字表述出來。

當非政府組織的領導者擁有相同的激勵人心的願景和明確的使命時,其取得成功的機會就要大得多。沒有願景,您的組織將很難吸引別人加入您的事業。如果使命含糊不清,非政府組織將缺乏重點和方向。使命不明確的非政府組織通常會將精力分散到很多不相關的項目或活動中,所能産生的影響也就微乎其微。對於非政府組織的創始人而言,確立書面的願景和使命宣言是最重要的任務之一。願景和使命宣言將為未來的工作設定基調。開始時,需要安排時間召開核心領導團隊會議,確定組織的目標及其實現方式。

隨著組織經驗越來越豐富,或者社區出現新的需求,您可能需要重新確定組織的使命。假設有一位律師想要為他所在城市的流動工人提供幫助。他成立了一個名叫流動工人援助網路(Migrant Workers' Support Network,MWSN)的非政府組織。其最初設定的使命很寬泛,即幫助流動工人。後來,他意識到了這一問題,並且發現組織工作缺乏重心,於是將使命具體到維護被拘留流動工人的權利。這樣,他就很清楚應該把資源用於何處。但隨著時間的推移,他發現組織還可以滿足其他尚待解決的需求,例如改善住房和工作條件。因此,他決定將組織使命重新定義為:為流動工人提供支援以幫助他們在社區中安全、有保障和有尊嚴地生活。

定期審視和重申組織使命是非政府組織在持續的戰略規劃流程中必不可少的重要環節。如果您的工作人員、理事會和主要志願者在任何時候對組織的核心工作提出異議,或者捐助人和合作夥伴流露出失去信心的跡象,則可能意味著您需要重新審視組織的使命。

嘗試這樣做......

積累成功經驗

即使您擁有很多出色的構想,也要先從小事做起。挑選一到兩個您的組織能夠出色完成的項目。如果流動人口是您的關注重點,可以嘗試發起針對流動工人或其子女的業餘教學項目。通過出色地完成一兩個項目,組織可以積累成功經驗並學會如何增進實效。


滿足社區需求

非政府組織必須能夠將其使命落實到可帶來切實影響且受到社區歡迎的項目和活動中。項目必須由具備相關專長的人員精心設計和實施,這樣才能帶來長遠的改變並獲得長期資助。

如果您的非政府組織剛剛起步,請從小項目做起。流動工人援助網路有很多維護流動工人權利的項目構想:業餘教學項目、加強社區凝聚力的娛樂活動、針對流動工人子女的美術班、以及宣傳流動工人如何為社會做貢獻的公共教育活動。但是,其領導者明智地認識到同時開展所有項目是力不能及的。於是,他們從中挑選出一兩個項目並出色地完成。這樣,組織就能夠逐步積累成功經驗並學會如何增進實效。如果您難以確定最佳的切入點,可進行一項簡單的社區調查或需求評估。

隨著您的組織日益成熟,開展的項目和活動將根據社區不斷變化的需求以及積累的經驗教訓而改變。您可能會決定拓展某些活動,同時縮減另一部分活動,或者對項目進行重新設計。

流動工人援助網路發起了一項針對流動工人的業餘教學項目。他們發現工人的熱情極高,可是參加人數卻很少。經過調查,該組織發現原因在於晚間孩子無法送往託兒所。他們通過與另一個組織結成夥伴關係,為項目增加了託兒服務,從而解決了這一問題。

非政府組織必須定期評估項目和活動是否符合社區需求和利益。您必須停止不再有意義或無成效的項目,而將精力集中投入到必需或有成效的項目上,尤其是在資金短缺的情況下。如果您的非政府組織能夠證明自身可以滿足社區需求並且取得了可以衡量的成績,您將很有希望獲得持續的資源和支援。

非政府組織的理事會是什麼?

理事會是負責治理組織的機構,旨在確保非政府組織以符合法律和道德的方式高效履行其使命。簡言之,理事會對非政府組織服務的社區、捐贈者以及其他合作夥伴負責。

可持續性的支柱:規劃、管理和評估

保證可持續性需要建立規劃、管理和評估的系統。必須在多個層次進行定期規劃:項目規劃、籌資規劃、組織整體規劃、短期規劃、長期規劃。通過規劃系統,您可以靈活安排工作、響應需求及預測挑戰。管理系統是確立清晰明確的職責的工具,併為從資金和工作人員到項目和時間安排等方面的問題制定處理程式。最後,評估系統可以讓您了解所取得的成績。要落實問責,您不僅要將成績報告給捐贈者和支援者,還要向所服務的社區報告。

有時,新成立的非政府組織不考慮建立這些系統。畢竟大多數人創立非政府組織是為了推動公益事業,而不是制定行政程式、編制預算和撰寫報告。但您至少要制定簡單的政策和基本程式。最起碼要建立一個數據庫來跟蹤收入和支出並制定財務控制措施,例如確定審批付款和簽發支票的負責人。

隨著您的非政府組織不斷發展,需要管理的事項將逐漸增多:項目、人員、資金、關係。您可以根據需要建立更為複雜的系統。當您開始從多個來源籌集到更多資金時,可以採購財務管理軟體,制定詳細的會計程式。制定清晰的政策和程式並定義明確的管理角色和職責,將有助於您的項目、活動乃至整個組織平穩運作。在這種情況下,捐贈者和支援者會相信自己提供的資源得到了妥善利用。

評估是做什麼?它為什麼重要?

評估是指對項目、活動或整個組織的品質、價值以及將帶來的益處的系統性審議和評估。評估內容包括:

- 哪些工作奏效?

一輛小型巴士行進在山路上 (Andrew Aitchison/In Pictures/Corbis)

非政府組織Pragya(梵文中意為“智慧”)專為印度喜馬拉雅山脈中部流動工人子女運營的校車。

- 哪些方面有待改進?

- 為什麼有些方面有效,有些無效?

- 這項工作對我們的社區産生了什麼影響?

- 我們學到了哪些知識和經驗?將如何加以運用?

執著的領導者

創立非政府組織並維持其運營需要具備不同知識和技能的人員,比如項目經理、籌款申請書撰寫人、網站開發人員、資金募集者和調查研究人員等。

但是,非政府組織最需要的還是全身心地投入組織並願意花時間和精力領導組織的領導者。通常,領導團隊由執行主任、高級僱員和理事會組成。非政府組織的領導者需要承擔額外的責任,確保組織擁有清楚明確的使命、具有實效的項目以及對資源的有效管理。

在非政府組織剛剛起步時,創始人通常會邀請朋友、家人和同事加入理事會。但隨著組織日益成熟,創始人和理事會必須從外部引入新的領導人員。流動工人援助網路的創始人和創始理事會成員可能會意識到,他們需要一名銀行業專家或擁有財務知識的企業所有人為其提供預算建議,或者需要來自宗教團體的成員請求教會為流動人口提供食品和住宿。理事會成員應列出組織所需的各種專家的名單,並制定招募計劃。從外部招聘來的理事會新成員能夠為組織帶來不同的視角,注入新能量。

可持續的非政府組織會不斷在不同層級培養新的領導人才,包括理事會、工作人員、志願者和項目參與者及受益者。僅依靠一位或少數領導者的非政府組織可能會影響組織的存續和有效性。一些非政府組織在其創始人離開後關閉,因為其他人不了解情況或缺乏承諾,無法維持組織的繼續運作。有些組織的始創領導者拒絕讓新的領導者加入,因此失去社區的信任。還有一些組織由於吸引不到新的多樣化人才而變得可有可無,不能發揮有效作用。

您的非政府組織應不斷努力發掘和招募新人才、培養他們的領導能力並逐漸讓他們走上需要擔負責任的崗位。

什麼是資源開發計劃?

資源開發計劃是非政府組織保證可持續性所需的多種計劃之一。它包括非政府組織的年度總資金需求、您的計劃中不同資金來源的具體籌資目標、以及實現這些目標的工作計劃,包括具體的活動、任務、職責和期限。

與利益相關者的關係

利益相關者指關心同樣問題並且其活動範圍在很大程度上與您的非營利組織相同的團體和個人。您的工作與他們密切相關。

與商業和專業協會、捐贈機構、宗教組織、聯盟、工會、政黨以及非正式的社區團體等眾多利益相關者建立關係有利於非政府組織茁壯成長。利益相關者可以為您的組織提供包括資金支援和實物支援在內的資源。例如,流動工人援助網路的某個利益相關者經營著一家印刷公司,能夠以低價為流動工人援助網路列印材料。或者,與流動工人援助網路有利益關係的某個專業協會可能會招募特定領域的專家,為流動工人提供指導。

與利益相關者建立關係可以形成盟友網路,他們會支援您的事業並捍衛您的組織及社區的權利。讓我們假設流動工人援助網路一直致力於推動當地政府通過保護流動工人權利的法案,如果其他非政府組織、企業、宗教領袖和社區領袖等眾多利益相關者能夠給政府寫信表示支援,他們將很有可能取得成功。

牢固的關係建立在共同目標、相互信任以及互惠互利的基礎之上。無論您的非政府組織處於生命週期的哪個階段——剛剛起步抑或已經發展成熟——您都需要投入足夠的時間和精力與這些具有不同背景的利益相關者建立關係。這些關係將隨著時間的推移而不斷變化,但始終對組織的可持續性至關重要。

資金來源多樣化

要想持續發展,非政府組織就不應僅依賴單一捐贈者,如某位富有的企業家或單一類型的捐贈者,如基金會。如果是這樣,在您的資金來源改變其資助重點或面臨財務困難時,您的組織可能會破産並被迫關閉。為了避免這種情況,您應當開闢包括基金會、企業、政府和個人在內的不同資金來源。非政府組織還可以通過銷售産品、提供服務或舉辦社區籌資活動獲得收入。有了多元化的籌資渠道,即使其中一個資金來源中斷,還有其他來源可以彌補損失。

建立多元化的資金基礎需要非政府組織的工作人員、理事會以及志願者同心協力。您需要一個具有明確目標、策略、任務和時間期限的籌資計劃。讓所有工作人員、理事會成員、志願者、甚至社區成員都積極參與進來,幫助籌集資金,並且設立籌資委員會以幫助協調工作和追蹤進度。

建立多元化的資金來源基礎需要時間。請記住,很多非政府組織一開始都沒有正式的贈款或長期的資金來源。他們最初依靠志願者和初創捐贈起步,經過努力取得一些成績後才開始向基金會、政府部門和公眾尋求資金支援。一些捐贈者為新設組織提供“種子捐款”。他們理解新設非政府組織沒有豐富的成功經驗,但願意為好的構思以及實施者承擔風險。要吸引種子捐贈者,可撰寫詳細的申請書,説明您要做的事情、實施方案以及組織領導者的資歷。

很多非政府組織在最初的幾年中舉步維艱,僅擁有一兩個資金來源。但是,這一時期正是為未來建立多樣化資金來源基礎的好時機。

什麼是“實物”支援?

實物支援是指捐贈給非政府組織的物品。它們有貨幣價值,但非政府組織無需付費。常見的例子包括用品與材料、設備以及會議或辦公場所等捐贈。實物支援還包括時間和專業知識捐贈,例如,平面設計師為您的非政府組織設計網站。您必須將實物支援記錄到您的組織預算中。

結論

清晰明確的使命和願景、與目標密切相關且具有實效的項目和活動、良好的規劃、管理和評估、執著的領導團隊、牢固的關係、以及多樣化的資金來源基礎是保證非政府組織持續運作的基石。從創立非政府組織的那一刻開始,每一步都要考慮到可持續性。例如,進行戰略規劃時,要評估非政府組織的優勢,確立改進薄弱環節的目標,以提升組織的長期存續能力。

在組織的生命週期中存在若干對保證組織可持續性至關重要的關鍵決策點。每當您的非政府組織考慮開展新項目或活動、建立新的合作關係或雇用新工作人員時,不妨花一些時間評估自己推行新舉措的能力:新舉措與我們的使命一致嗎?這是我們所服務的社區需要和想要的嗎?我們是否有一個完善的計劃並且可以妥善地加以管理?我們是否與可以提供支援或合作的利益相關者建立了關係?此外,我們是否能籌集到所需的資源,以便啟動並長期維持項目的運作?

建立非政府組織是為社區帶來持久變化的一種非常有效的方法。通過它,您可以激勵並動員他人,成就僅憑一己之力遠不能實現的目標。但這是一段漫長的旅程,需要長期付出。您可能需要多年的時間以及各種各樣的技能、資源和關係來創立有效的非政府組織並維持其運營。記住我們虛構的案例:流動工人援助網路的創始人先從一個核心的領導團隊開始,明確組織的使命,然後在領導團隊中增加不同背景的人員以引入新的技能、專業知識和關係。他們先從少量項目做起,建立系統並確保系統運作良好,然後進行項目評估以確定是否取得取得實效,接下來開始從不同的來源籌集資金。流動工人援助網路按部就班地打下這些基石,從而奠定了繼續發展壯大的堅實基礎,確保了更多的流動工人能夠安全、有保障和有尊嚴地生活。



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第二章:價值觀、願景和使命——非政府組織的指南針
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

價值觀、願景和使命是指引非政府組織的指南針,指導組織做出每一項決定和採取每一步行動。將價值觀、願景和使命整理成書面文字是非政府組織創立之初必須完成的工作步驟之一,這些文字將為組織的其他工作提供指導並向利益相關者傳達組織的性質和定位。

如果非政府組織的領導者之間能夠就核心價值觀達成共識、抱持同樣的變革願景並建立明確的使命,組織將更有可能取得成功。相反,一個沒有明確價值觀、願景和使命的非政府組織會缺乏指導其決策的道德指南。沒有清晰的願景,非政府組織將很難激勵他人加入;沒有明確的使命,非政府組織將缺乏重點和方向。這樣一個組織可能會發現自己開展的項目與其力圖服務的社區幾乎沒有關聯。

在本章中,我們將以虛構的為加強年輕婦女和女童抵制暴力的能力而創立的非政府組織——女青年聯合會(Young Women Unite)——為例,跟蹤其創立的步驟,論述非政府組織如何制定能夠為其工作提供指導的價值觀、願景和使命宣言。

通常,一個非政府組織的創始成員就組織的價值觀和願景展開初步討論,此時並不會形成書面材料。但接下來,在包括理事會成員和關鍵志願者在內的核心領導團隊正式成立後,團隊需要將組織的價值觀、願景和使命整理成書面文字,這將有助於增強成員對非政府組織的認同感和奉獻精神。在成文之後,必須由理事會正式通過。

嘗試這樣做......

如何制定願景宣言

將理事會、工作人員和主要志願者分成小組。向每個小組分發大張紙與記號筆,讓他們討論願景並用文字和/或圖片加以描繪。有助於激發討論的問題有:我們的社區將是什麼樣子?人們的生活會怎麼樣?他們會在做些什麼?然後請各小組分享他們的願景。討論並確定其中共通的要素。指派兩至三人整理出言簡意賅的願景宣言。

什麼是價值觀?如何制定價值觀?價值觀如何為您的非政府組織提供指導?

價值觀指非政府組織決心在其工作的各個方面貫徹的原則。問責性和透明度是所有非政府組織必須秉持的兩大價值觀。此外,您的非政府組織還應當討論對界定組織具有重要意義的其他價值觀,並就此達成一致。有些組織會確定與其工作品質相關的價值觀,另一些組織會闡明如何與他人合作的價值觀,還有一些會選擇能夠表達其世界觀的價值觀。

例如,女青年聯合會可將其核心價值觀表述為:

- 消除暴力——所有婦女和女童都有權生活在無暴力的家庭和社區中。

- 獲得尊重——所有婦女和女童都有權受到尊重和享有尊嚴。

- 增強權益——所有婦女和女童都有自己作出決定和掌控自己生活的權利。

- 互助合作——民間團體必須通過共同努力創建和平安寧的社區。任何一個非政府組織或實體都不可能單獨實現這一目標。

- 社區領導——創建和平社區的工作應由社區中的女性主導。

非政府組織領導人就核心價值觀達成一致後,應當遵循這些價值觀來指導以下相關決策:

- 項目與活動。例如,女青年聯合會的首個項目是專為婦女和女童開設的“了解您的權利”(Know Your Rights)系列講習班,介紹與其核心價值觀有關的知識以及踐行這些價值觀的方法。該計劃側重於培養參與者的批判性思考能力並鼓勵她們大膽發表意見。

- 內部運作。非政府組織應以能夠體現組織價值觀的方式對待工作人員。女青年聯合會確保始終以尊重的態度對待所有工作人員、志願者和服務對象,還致力於培養女青年並幫助她們走上組織的領導崗位。

- 外部關係。女青年聯合會終止了與另一家非政府組織的合作,原因是它不尊重年輕婦女的想法和意見。

討論每一條價值觀並確定其對組織的意義非常重要。有時,人們以不同的詞語表達相同的意思:某人可能會説“非歧視”,而另一人則説“包容性”,但兩者的意思都是非政府組織應當為社區各個群體服務並鼓勵人人參與。還有一些時候,人們會用同樣的詞語表達不同的意思:比如兩人都在説“領導”,但其中一人説的是非政府組織應當努力爭取成為所在領域的領導者,而另一人則是説非政府組織應當培訓領導者。

還有一些價值觀可能僅一兩人認同,這時您也應當就其展開討論,如果小組成員認同這些價值觀的重要性,則可將其納入核心價值觀中。如果小組決定不採納這些價值觀,則您要確保提出這些價值觀的成員同意不把它們包括在內。儘量將最終達成一致的核心價值觀保持在4到7條,價值觀太多會使您的非政府組織失去焦點。

嘗試這樣做......

讓領導團隊的每個成員在紙上描摹自己手部的輪廓,然後要求大家在每根手指上寫下一條他們認為應當作為組織的指導原則的價值觀;下一步是將所有的人一對一組合或劃分為小組,讓他們就手形圖案上寫下的內容進行溝通。各小組的成員一同商定五到六條最重要的共有價值觀。接下來,讓各小組將這些價值觀列出並張貼在墻上。評估每份清單後,您便可能從中找出一組大家共有的核心價值觀。

什麼是願景宣言?如何制定願景宣言?願景宣言如何為您的非政府組織提供指導?

願景宣言描述的是您想創建一個什麼樣的世界,一幅您致力於創建的世界的藍圖,以及您的非政府組織的工作如何改善人們的生活、社區乃至整個社會。願景宣言崇高而遠大,例如,女青年聯合會的願景是:

我們希望創造的社會是所有人在自己的家庭、學校和社區中都能夠享有安全、尊重和尊嚴、以及培養和發揮自身領導能力的平等機會。

讓您所服務的社區參與制定您的組織願景是一種好的做法。

願景宣言是一種可以激勵工作人員和志願者並吸引他人加入組織的強大而有效的工具。例如,女青年聯合會的工作人員工作辛勞,因此領導團隊特意安排一天的時間讓工作人員與理事會一起聚餐和“充電”。每個人都大聲讀出願景並談論它對自己的意義。同樣,當理事會成員或工作人員去社區招募志願者時,她們會講述自己如何被女青年聯合會的願景和使命吸引並因此成為其一員。

不同的非政府組織在為各自的目標努力時可能抱有相同的願景。可能有很多非政府組織的願景都是建立一個能夠讓所有人及其家庭都能享有良好住房、醫保、工作和受教育環境的世界,但沒有哪個組織能夠憑一己之力實現所有目標。讓願景變為現實需要很多組織共同努力。

嘗試這樣做......

撰寫使命宣言

無論您是首次起草使命宣言還是修訂現有宣言,這項工作都不簡單。首先,非政府組織的各位領導者可商定能夠最準確描述組織性質和創立原因的關鍵詞或概念,然後指派一個小組將這些關鍵詞和概念組成一兩個精簡的句子。一個好辦法是,多準備幾個不同的選擇,然後從中挑選。可與非政府組織以外的人員分享宣言內容並徵求他們的意見。參考其他非政府組織的使命宣言也會有所助益。

什麼是使命宣言?如何制定使命宣言?使命宣言如何為您的非政府組織提供指導?

非政府組織的使命宣言旨在簡明地闡述組織的主要宗旨,説明組織創立的原因,並描述組織的性質、開展的工作以及追求的最終結果。有些非政府組織可能在使命宣言中界定所服務的地理區域或特定目標群體。

使命宣言由兩部分組成。第一部分是核心內容,通過一兩句話介紹組織開展的工作以及致力於實現的長期變革目標;第二部分則簡要描述用來實現使命的戰略和活動形式。以下是女青年聯合會的使命宣言:

女青年聯合會的使命是培養青年婦女在我們的社區中剷除暴力的能力。我們通過以下方式實現這一目標:

- 在學校和社區中心開設講習班。

- 為教育者同行提供培訓,使之成為能夠就該問題教育他人並敢於發表意見的青年領導者。

- 為其他組織設計課程與培訓項目,以便他們在自己的社區開設講習班。

開展調查以制定重點明確的使命宣言。剛開始時,女青年聯合會的創始人知道她們想要抵制社區的暴力行為,尤其是針對婦女和女童的暴力行為。但為了確定組織的確切使命,她們需要調查社區中還有哪些組織已經在為解決這個問題開展工作。她們發現有一個婦女組織側重於直接干預家庭糾紛,還有一個組織致力於培養青年領導者,但沒有一個通過開展教育項目來消除社區暴力行為的組織。調查幫助女青年聯合會確定了填補社區缺口並補充其他非政府組織工作的使命。使命宣言指導非政府組織領導者選擇開展什麼項目和活動,特別在非政府組織生命週期中重要的節點上。

兩位婦女,其中一位正在做筆記 (Prakash Mathema/AFP/Getty)

兩位尼泊爾婦女,她們是巴卡杜瓦律師助理委員會(Bakduwa Paralegal Committee)的成員,該委員會隸屬於一個致力於消除歧視和虐待的非政府組織。

- 非政府組織在剛成立且資源有限時,需要慎重考慮並選擇對實現組織使命至關重要的項目。女青年聯合會認為其目標群體需要了解與暴力相關的問題及其在消除暴力方面的權利,因此決定先從舉辦“了解您的權利”講習班開始。

- 在非政府組織處於成長期時,則必須確保新項目和活動與其使命緊密相關。處在此階段的非政府組織應僅尋求和接受支援其使命的資助。

- 如果非政府組織因面臨資金削減而必須終止項目或解雇工作人員,則要思考哪些項目對完成組織使命至關重要。

嘗試這樣做......

審議使命時應提出的問題

- 使命是否仍有必要?

- 社區需求或條件是否發生變化?

- 使命宣言是否能夠真正反映出組織的性質及其開展的工作?

修改使命

非政府組織應當定期審議和更新使命宣言,這一步最好在戰略規劃流程開始時進行。隨著您的非政府組織日益成熟,您可能需要重新確定組織使命,以便更好地把握您的組織最適合做的工作。如果非政府組織最初的使命比較寬泛,則可能決定將範圍縮小,以便方向和重點更加清晰明確;如果最初的使命範圍比較狹窄,在具備滿足更多社區需求的能力後,組織可以決定拓寬使命。

相較于使命宣言中描述非政府組織主要宗旨的前半部分,非政府組織更有可能修改描述核心戰略和活動的後半部分。它們通常根據社區需求的變化或環境的改變修改戰略和活動。女青年聯合會創立時主要專注于教育者同行培訓計劃和“了解您的權利”講習班,這些活動在幾年內減少了社區的暴力現象。其他幾家青年組織注意到聯合會的成功後與之聯繫,並請求為其成員和志願者提供類似的講習班。在對組織的價值觀、願景和使命進行重新評估後,女青年聯合會的領導者決定擴大組織的工作範圍,為其他非政府組織提供培訓,讓它們也能夠開辦教育講習班。

非政府組織應當每三到五年重新審議一次組織的價值觀、願景和使命宣言。組織日漸成熟後需要社區成員、項目參與者、合作夥伴甚至捐助者等利益相關者為之提供意見。了解利益相關者是否理解您的組織的價值觀、願景和使命,是否認為它們仍有意義?如果不是,他們建議進行哪些修改?此外,重新審視價值觀、願景和使命也為新成員提供了修訂宣言和建立認同感的機會。非政府組織常常每隔幾年就會對價值觀、願景和使命宣言做出小的改動和完善。但是,經常大幅改動核心原則的非政府組織會被視為不穩定的組織,支援者也可能會對它失去信心。

宣傳您的價值觀、願景和使命

非政府組織必須向項目參與者、更廣泛的社區以及當前和潛在的捐助者與合作夥伴等所有利益相關者宣傳其價值觀、願景和使命。如果要他們信任和支援您、與您合作並對您問責,您必須讓他們了解組織的性質以及所開展的工作。非政府組織的領導者還需要確保工作人員、理事和志願者充分理解組織的價值觀、願景和使命,並在日常工作中不斷加以強化和鞏固。溝通是促進理解的核心環節。

- 為組織招募新成員時,與他們分享您的價值觀和願景。詢問他們如何理解以及如何將其與自身聯繫起來。對於秉承不同價值觀或不認同組織使命的人員,不應邀請其加入。

- 在召開理事會和工作人員會議時,在大張紙上寫下您的價值觀、願景和使命宣言,放在醒目的位置,然後在會議開始時大聲宣讀,以此為基礎展開討論和做出決策。

- 如果您設有網站,在網站上公佈您的價值觀、願景和使命,並把該資訊置於醒目之處。很多非政府組織把它放在“關於我們”或“組織的性質和工作”之下。

- 為所有理事會成員、工作人員和志願者提供有關價值觀、願景和使命的介紹和培訓。他們都是組織的大使,必須能夠宣傳組織的價值觀、願景和使命。

- 與潛在的合作夥伴、盟友、支援者或捐贈者會面時,首先介紹組織的價值觀、願景和使命。把該資訊列印在一頁紙上,並準備一個包含項目介紹、宣傳冊和工作照片的文件夾。

在商界,企業推銷電腦、電視、桌子或飛機運輸等有形商品和服務。而作為非政府組織,您需要推銷組織的價值觀、願景和使命。如果無法有效地傳達這些資訊,您將無法贏得他人的信任。

請記住……

將您的價值觀、願景和使命整理成書面文字

非政府組織的創始人往往會忽略將其價值觀、願景和使命整理成書面文字,這是根本性的錯誤。組織創立之後,隨著新成員的加入,他們可能會帶來不同的價值觀。非政府組織的領導者應當討論並正式採用指引組織的共同價值觀,並以書面形式記錄下來。這一點非常重要。沒有書面的宣言,可能會産生重大分歧。

結論

非政府組織的所有價值觀、願景和使命應緊密結合、相輔相成。使命源於願景,而兩者又都應與價值觀保持一致。這三者結合在一起,能夠有力地表達非政府組織的訴求。

女青年聯合會的價值觀、願景和使命

我們的價值觀

- 消除暴力——所有婦女和女童都有權生活在無暴力的家庭和社區中。

- 獲得尊重——所有婦女和女童都有權受到尊重和享有尊嚴。

- 增強權益——所有婦女和女童都有自己作出決定和掌控自己生活的權利

- 互助合作——民間團體必須通過共同努力創建和平安寧的社區。任何一個非政府組織或實體都不可能單獨實現這一目標。

- 社區領導——創建和平社區的工作應由社區中的女性主導。

我們的願景

我們希望創造的社會是所有人在自己的家庭、學校和社區中都能夠享有安全、尊重和尊嚴、以及培養和發揮自身領導能力的平等機會。

我們的使命

女青年聯合會的使命是培養青年婦女在我們的社區中剷除暴力的能力。我們通過以下方式實現這一目標:

- 在學校和社區中心開設講習班。

- 為教育者同行提供培訓,使之成為能夠就該問題教育他人並敢於發表意見的青年領導者。

- 為其他組織設計課程與培訓項目,以便他們在自己的社區開設講習班。

請記住……

避免尋求使組織偏離其使命的資助

您的非政府組織應當設立有助於完成使命的明確目標,並確定有助於實現這些目標的項目,在此基礎上制定相應的計劃。然後再為您的重要項目籌資!如果有機會獲得新的資助或建立新的合作關係,在作出決定之前先問自己:這與我們的使命相符嗎?如果非政府組織為了籌資而偏離自己的使命,它很快就會發現自己運作的是不相關的項目。這樣下去,組織會變得支離破碎,影響力會銳減,而利益相關者也可能喪失信心。



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第三章:規劃、評估與管理
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

當您的非政府組織有了明確的使命後,應將其落實到社區需要、希望和重視的項目及活動中。傾聽社區成員的意見能夠確保您的計劃受歡迎。如果項目由訓練有素的人員全盤設計、精心策劃並嚴格實施,就會産生影響。如果您的非政府組織可以證明其工作改善了人們的生活和社區,您的利益相關者——社區、捐贈者和合作夥伴——就有可能長期為您提供支援。

本章將以虛構的非政府組織“青年民主之聲”(Youth Voices for Democracy)為例,介紹非政府組織工作的規劃、評估和管理步驟。我們假設這是一個致力於培養青年的民主意識並促使他們積極參與社區活動的組織。

規劃

規劃可以讓您專注于自己的目標,幫助您高效安排工作和分配資源。與規劃不善的組織相比,善於規劃的非政府組織的表現會更出色,因為它們擁有明確的方向和重點。通過規劃,您可以預見和防止問題或者在釀成危機前解決問題。下面我們將討論兩大類型的規劃:戰略規劃和項目規劃。

嘗試這樣做......

成立戰略規劃委員會

您需要進行戰略規劃,而進行戰略規劃的最佳方式就是成立由三到五名理事會成員或工作人員組成的戰略規劃委員會。該委員會負責決定做事的方法、確定關鍵問題並制定一項包含任務、職責和時間期限的工作計劃。

什麼是戰略規劃?

戰略規劃是評估非政府組織的現狀以及未來發展目標的系統性方法,回答未來五到十年組織的發展狀況、開展的工作以及所能實現的目標等問題。它從確定非政府組織的價值觀、願景和使命開始,然後闡述組織的方向、優先事項和目標。戰略規劃可以保證非政府組織專注于自身的使命,指導與項目開發、新夥伴關係構建以及資源分配(尤其是工作人員時間和資金的分配)相關的決策,併為進度追蹤和成果評估提供依據。

非政府組織可使用不同的方法進行戰略規劃。在起草戰略計劃前,有些組織會花費數月時間收集包括理事會、工作人員、項目參與者、合作夥伴組織、捐助者在內的眾多利益相關者的意見,有些則召集理事會和工作人員舉行全天的獻計獻策會議。無論您採用何種方式,規劃程式都必須包括以下步驟:

1. 確定關鍵議題和問題。
戰略規劃是退後一步、縱觀全局的機會。我們虛構的青年民主之聲可能要回答以下問題:我們希望擴大規模並已經做好準備了嗎?如果是,應當擴大到何種規模和採用何種擴展模式?另一種可能是,青年民主之聲可能會了解到有一些捐助者打算減少捐款額度。如果是這樣,則非政府組織需要重新將運營重點放到與組織使命緊密相關的核心項目上。

2. 對您的非政府組織進行SWOT分析。
暫時放下手上的日常工作,認真評估您的非政府組織的優勢、劣勢、機會與威脅非常重要,即進行SWOT分析。讓理事會成員、工作人員和關鍵志願者做這項分析是最快捷簡便的方法。這些關鍵人員非常了解組織及其環境。如果時間和資源充足,也可以徵求外部的意見,尤其是項目參與者、捐助者、志願者和合作夥伴的意見。這可以通過問卷調查、訪談、社區會議或專題小組討論的形式進行。SWOT分析可以幫助您認清組織面臨的主要問題,並作出解決問題的明智決策。青年民主之聲希望擴大規模,但通過SWOT分析發現組織內部系統薄弱,工作人員尚未做好擴展的準備。因此,他們決定將下一年的工作重心放在內部能力建設上,以便為擴展做好準備。

嘗試這樣做......

舉行全天的規劃會議

規劃會議是設定未來發展方向和目標的最佳途徑,您可以召集理事會成員和工作人員舉行至少一天的會議來制定決策。如果情況允許,將會議地點選在日常工作場所以外的地方,以避免干擾。您的組織應當在會議過程中審議並更新組織的價值觀、願景和使命,然後擬定需要開展的項目以及能力和基礎設施建設的宏觀目標。

3. 開會討論SWOT分析的結果並確定優先事項、長期目標和短期目標。
完成SWOT分析後,您需要為組織設定密切相關且切實可行的目標。根據SWOT分析的結果,青年民主之聲設定的目標是強化內部系統——改善管理結構和增加工作人員培訓——以及改進當前項目。該組織還決定未來三年內不再實施任何新項目。

4. 制定最終戰略計劃。
您需要在最終的戰略計劃文件中記錄分析結果並確定好優先順序,文件無需詳細闡述,篇幅也不必太長。大多數非政府組織會準備一到兩頁的簡單文件,介紹非政府組織的價值觀、願景、使命和主要目標;有些組織則會準備更為詳實的文件,其中包含SWOT分析結果以及為達成每個長期目標而制定的短期目標。

5. 與利益相關者分享計劃。
將計劃影印件發送給捐助者及合作夥伴。您可以在社區會議上向支援者介紹計劃。留出專門機會讓曾為計劃提供意見的項目參與者提供評論和建議。如果您設有網站,將計劃張貼到網站上;如果發行協會通訊,則應將計劃包含在內。

6. 實施和追蹤計劃。
非政府組織的理事會、工作人員以及關鍵志願者必須齊心協力,確保落實最終計劃。執行主任負責確保非政府組織的所有項目和活動都與該計劃協調一致,保證工作人員了解組織目標並根據目標開展工作。理事會還需要確保在確定優先事項時與該計劃協調一致。如果該計劃下的項目需要新的資源和專業知識,則理事會可能需要設定目標以籌集額外資金和招募具備所需專業知識的新理事會成員。理事會應當每年至少對計劃進行一次正式審議,以評估進展。

術語定義......

專題小組討論

專題小組討論是指召集10-15個人圍繞特定主題展開導向性討論。您可以與項目參與者進行專題小組討論,了解他們認為運作良好的環節、有待提高的方面以及項目為他們的生活帶來什麼改變。專題小組討論應當由經驗豐富的主持人通過精心設計的問題引導,討論可持續一到兩個小時。

戰略規劃能夠幫助非政府組織確保其活動與社區需求密切相關,並對社區需求快速做出響應。非政府組織的領導者們可以通過它來確定工作重心並制定共同的目標。非政府組織應當每三到五年進行一次戰略規劃。有些組織可能會在第三年年末時發現一切進展順利,環境也很穩定,因而只需保持現狀即可。另一些組織則會發現情況已經發生變化,非政府組織可能聘用了抱持不同願景的新工作人員和理事會成員,或者有其他非政府組織正在開展類似的工作,因此獲取資金支援的競爭更加激烈。在這種情況下,再次進行詳細深入的規劃並制定新的計劃將對非政府組織大有裨益。

在某些情況下,非政府組織在達成三年目標之前面臨失去一筆資助或政治環境發生變化等重大威脅或意外機會。此時,他們可能需要迅速改變做法。非政府組織制定好戰略規劃後,需要進行項目規劃。

嘗試這樣做......

讓您所服務的社區參與規劃過程

進行項目規劃時,成立一個能夠為項目計劃提供意見和反饋的社區顧問委員會。項目開始實施後,該顧問委員會可繼續召開定期會議,審查項目進度並提供改進建議。由於顧問委員會對社區非常了解,因此能夠為您可能遇見的問題找到解決方案。例如,如果項目的參與者退出率較高,委員會可幫助您找到其他參與者。

什麼是項目規劃?

項目計劃旨在為具體的項目設定長期與短期目標,確定實現目標所需的資源,並列出關鍵任務、職責和時間期限。無論您的非政府組織是在開發第一個項目還是運作長期的成熟項目,您都必須對您所服務的社區有深入的了解。過去,非政府組織及其捐贈者看重評估的需求部分;如今,越來越多的組織還評估社區成員可以為解決問題帶來的優勢與有利條件。進行評估時,您的非政府組織應當了解社區成員的知識和經驗,以及他們有興趣學習和參與的領域。

假設青年民主之聲曾舉辦講習班,幫助青年了解他們在民主社會中享有的權利和應盡的職責,而現在它希望將項目擴大到某個低收入街區,以支援青年積極參與社區活動。通過需求和有利條件評估,他們不僅可以確定報名參加項目的人,還可以確定報名者所具備的知識和技能。他們在評估過程中發現,輟學的青年由於沒有機會使用電腦而導致電腦水準較低,也不熟悉有助於其了解資訊、與其他青年群體交流、建立關係和組織社區的社交媒體工具。同時,評估可能發現,這些青年渴望學習並有改善社區的想法。因此,作為第一步,青年民主之聲決定先開設一個新的電腦學習中心。

對需求和優勢進行仔細評估後開展的項目可能與目標受眾密切相關、有用並得到信賴,從而成功的機會更大。確定目標受眾的需求和興趣後,您就可以制定詳細的項目計劃。項目計劃有很多不同的形式。通常,國際捐贈者都希望受贈者按指定方式使用捐贈資源。先了解捐贈者是否有此類要求;如果是,確保捐贈資源的使用方式符合要求。

項目計劃需要確定您希望為服務對象實現的目標,換言之,項目參與者的生活會發生哪些改變。計劃還要描述您的非政府組織將開展的工作以及實現這些結果所需的資源。做項目規劃的方法之一是邏輯模型,這有助於您構建項目:先從期望實現的目標開始,然後以逆推的方式描述您認為能夠實現這些目標的活動,最後確定實施這些活動所需的資源。

術語定義......

需求與有利條件評估

非政府組織應當針對目標社區(例如街區或村莊)或目標群體(例如待業青年或感染艾滋病毒的孕婦)的需求與有利條件進行系統性評估。成立一個由工作人員和社區成員組成的小組來領導評估工作。典型的評估包括對社區居民或目標群體進行抽樣調查。此外,了解您所需要的數據是否已被政府機關、國際非政府組織或高校收集。您也可以考慮與高校合作開展調查。獲得結果後,小組可以進行審議並確定優先開展哪些新項目或維權行動。

儘管邏輯模型是從左往右看,但制定計劃時從右往左會更有幫助。從左往右看時,邏輯模型描述的是隨時間推移從規劃到結果的整個過程中的項目基本要素。解讀邏輯模型意味著遵循推理過程或將項目的各個部分聯繫起來的陳述,即“如果……那麼……”。

請記住……

時刻關注外部環境

儘管正式的戰略制定流程是評估外部環境的重要時機,但非政府組織的領導層應始終追蹤社區、地區、國家乃至更廣大地區的動態。理事會和工作人員應當在定期會議上討論非政府組織的外部情況,包括:經濟、政府、捐贈者等,並討論任何新出現的威脅或機會。

使用邏輯模型或其他工具制定項目計劃後,您需要更為詳細的工作計劃。隨著您的非政府組織日益成熟,您必鬚根據社區不斷變化的需求以及積累的經驗調整項目和活動。例如,青年民主之聲開設新的電腦學習中心後,發現一些參與者想要培養自己的新技能和開設網際網路廣播節目,青年民主之聲於是增加側重於廣播節目製作的新技能培訓內容。

基本邏輯模型

運作項目時需要某些特定資源。

資源/
投入

如果擁有資源,則可以使用這些資源來完成所計劃的活動。

活動

如果完成計劃的活動,則可以如數交付預期的産品和/或服務。

産出

如果交付預期的産品或服務,則參與者可以在某些方面受益。

成果

如果取得這些對參與者有益的成果,則組織、社區或系統可能會隨之發生某些變化。

影響

1

2

3

4

5

計劃的工作

預期的結果

兩個人坐在桌邊 (圖片由Mosaica提供)

索馬利亞民間組織人員在馬賽克(Mosaica)舉辦的一次培訓中討論戰略。

評估

評估是指對項目、活動或整個組織的成果、品質和表現進行的系統性核查,它旨在回答以下問題:我們的工作給人們的生活和社區帶來哪些變化?換句話説,它可以衡量您為所服務的群體創造了哪些成果。非政府組織需要定期評估社區的需求和優勢,並評估項目的成果。

評估時應當詢問:

- 我們做了哪些有效的工作?
- 哪些方面有待改進?
- 為什麼有些工作奏效(無效)?
- 我們學到了哪些知識?如何利用這些知識來改進我們的工作?

每天,非政府組織的工作人員和志願者都會看到所服務的群體學會新技能、達成目標並改善生活。他們可以講述人們的生活發生徹底改變的故事。很多非政府組織還記錄所服務的人數。例如,青年民主之聲可記錄有多少年輕人每個月參加電腦學習中心的課程以及“民主簡介”講習班。

術語定義......

工作計劃

工作計劃是對誰做什麼、何時完成的詳細描述,旨在確保組織可以及時開展活動。書面工作計劃能夠讓工作人員和關鍵志願者有效地安排時間和相互問責,而項目計劃則描述項目的長期目標與短期目標、活動順序和所需資源。

但是,非政府組織要想真正對利益相關者及其使命負責,還必須量化成果。例如,學生測試成績提高或者能夠將從講習班學到的內容實際應用到工作中的學生人數增加。評估的第一步是確定您希望項目實現的成果。這項工作要在項目的設計階段完成。就青年民主之聲的電腦學習中心以及網際網路廣播培訓項目來説,針對參與者的期望成果是:

- 獲得製作網際網路廣播節目所需的技能。
- 學習如何為廣播節目編寫節目內容。
- 應用這些技能,就社區青年感興趣的話題製作每週一小時的廣播節目。
- 增強信心,公開討論他們關心的問題。

第二步是確定如何衡量成果。青年民主之聲可以通過多種方式收集數據。他們可以利用項目開始時的測試評估參與者原有的知識和技能,然後利用項目結束時的測試衡量參與者的進步程度。項目工作人員和志願者可以記錄每個月的觀察結果,描述每個參與者在技能和信心方面的變化。他們還可以在項目開始、進行中和結束時組織專題小組討論,向參與者徵求反饋意見。他們在學習什麼?如何運用學到的內容?他們還想學什麼?項目結束後他們將如何運用這些新技能?

請記住……

評估:問責工具

非政府組織對利益相關者的公開承諾——尤其是對所服務的社區、合作夥伴以及捐贈者——不僅僅是開展活動,還包括對人們的生活和社會産生影響。您應當向利益相關者報告活動的結果,這樣才能體現組織對其負責任的態度。向他們報告您的非政府組織所帶來的改變,結果可以通過評估來確定。

您的非政府組織的工作人員和志願者應當基於時間和資源投入對評估計劃的可行性達成一致看法。如果您的計劃包含在多個時間點以多種方式收集資訊,則執行起來可能太複雜,也太耗費時間。商定方法後,您應當:

- 對所有負責收集數據的工作人員、志願者和參與者進行如何正確使用收集工具的培訓。

- 建立存儲數據的系統。指派專人為所有測試、調查或採訪以及專題小組討論建立檔案(設立文件櫃和/或電子資料庫),並加以維護。

- 挑選一個小組負責彙編數據。這可能包括收集測試結果或將所有通過調查收集的意見整理成一個列表。

- 讓工作人員、志願者及可能的參與者共同審核數據並找出關鍵結果。參與者是否獲得了新知識和技能?他們能夠應用這些知識和技能嗎?為什麼能或不能?

- 利用評估結果改進項目。如果通過評估發現參與者並沒有學到特定技能,考慮修改培訓課程或尋找更好的培訓教員。在很多情況下,非政府組織將結果發送給捐贈者,卻沒有將其用於改進項目。

- 總結數據並分享分析結果。評估有助於您向利益相關者通報情況,它能夠提供展示您的工作卓有成效的數據和趣聞軼事。

如果非政府組織的領導者投資于評估併發動組織的所有人參與其中,評估就會成為有利於組織學習、改進和成長的強大工具。

請記住……

收集數據和事例

數據很重要。您需要記錄所服務人員的數目以及取得預定成果的人數比例。但事例同樣重要,因此也要收集。每次講習班課程完成後,引用參與者的演説以反映他們的學習情況。過幾個月後再聯繫部分參與者,了解他們對所學內容的應用情況,然後將資訊整理成一段書面文字,放到新聞簡報或申請資金的申請書中。不過在使用參與者的名字和事例前要先徵得其同意!

什麼是參與式評估?

參與式評估是指邀請項目參與者和利益相關者(例如青年參與者的家人和老師)幫助制定和實施評估計劃。利益相關者通常會參與評估的各個環節,包括構思關鍵問題、收集和分析數據、總結關鍵成果和經驗教訓、提出建議、制定提升項目績效的行動方案等。

如果青年民主之聲決定使用參與法評估其廣播項目,則參與者本人要幫助確定評估的內容以及提出的問題。他們還要參與數據收集,例如,針對收聽該廣播節目的社區成員設計和開展調查,以了解參與者的學習情況。參與者也可記錄下他們對社區成員如何使用廣播資訊的觀察結果。

如果利益相關者——尤其是社區成員——參加到評估計劃的設計和實施中,得出的結果可能與非政府組織和社區更為相關,也會更有用處。

請記住……

理事會也應在評估中發揮作用

為了有效治理非政府組織,理事會應當每年至少審議一次各項目的評估結果。審查結果時,理事會需要討論非政府組織的工作在哪些方面的影響最大,哪些方面的影響最小,之後他們可以決定是否需要更改項目,以確保非政府組織能夠實現其戰略計劃中的總體目標。

管理

就像需要很多種計劃一樣,您也需要很多系統來管理您的非政府組織。有必要確定資金、人員、項目和設施等各個方面的負責人。由於青年民主之聲是一家小型非政府組織,所以大部分的組織管理工作由執行主任負責,而工作人員則負責項目管理。但隨著組織日益壯大及雇用的工作人員越來越多,執行主任以外的其他人可能會承擔起具體的管理職責,如財務或人力資源管理。

與企業或政府的管理人員一樣,非政府組織的管理人員負責規劃、組織和監督一個組織平穩運作所需的各項工作,但非政府組織所面臨的環境卻有所不同:他們的工作通常很難衡量和表述;他們的目標宏大,資源卻相對有限;他們致力於改善人們的生活和社區,而不是追求利潤;他們需要應對不同利益相關者提出的有時是相互抵觸的各種要求,因為很多利益相關者對非政府組織應當開展的工作以及運作方式都有不同的期望。很多情況下,非政府組織沒有足夠的人員配備,因此會一人承擔多種職能。由於資金受限,工作人員開展工作時沒有足夠的培訓、設備、用品或設施。

在這種情況下,基本的管理工作對非政府組織而言就變得更為重要且更具挑戰性。

請記住……

一些非政府組織僅擁有少數或根本沒有正式工作人員

在沒有正式工作人員的非政府組織中,理事會成員或受理事會監管的其他志願者必須承擔起管理組織及其項目的職責。即使非政府組織雇用了正式工作人員,理事會仍可能要繼續承擔財務管理等某些管理職責。

什麼是管理工作?

1. 為各項工作分配人員和資源。
工作人員應當有界定其主要職責的書面職務描述,但對小型非政府組織而言,工作人員通常需要負責額外的項目或行政事務。青年民主之聲為某位捐助者的實地視察做準備時,需要打掃辦公室,整理文件,並讓幾位項目參與者做好參加會議和分享經驗的準備。這些任務不在任何一人的工作職責範圍內,每個人都應該幫忙。執行主任應當召開工作人員會議,討論需要完成的任務並分配額外的工作,這樣每個人都能了解各自的責任。

優秀的管理者不僅分派任務,還確保工作人員擁有完成工作所需的授權、資源、知識和技能。如果青年民主之聲的執行主任為確保能夠支付帳單和按時向捐贈者發送報告而建立了一個系統,她要向工作人員分配具體的職責、就如何使用系統對工作人員進行培訓、制定總的日程表,並監督工作人員的工作。

2. 激勵工作人員。
有些非政府組織工作人員對組織的使命充滿熱忱。他們致力於公民社會建設是因為他們希望帶來變革。非政府組織的首批工作人員往往就是這樣,他們為創立非政府組織付出了長期和辛勤努力。隨著非政府組織日益成長並雇用新工作人員,新人的獻身精神可能不及創始會員。優秀的管理者應當激勵工作人員,使他們對組織的使命充滿信心並支援它的目標。優秀的管理者會幫助工作人員認識到,無論其承擔的任務大小,都在為非政府組織的成功盡一份力。

3. 追蹤活動以確保完成計劃。
如果計劃未能完成,非政府組織的管理者必須找出問題並加以解決。在審議項目工作人員編制的報告時,青年民主之聲的執行主任發現一名工作人員的報告遺漏了捐助者要求的資訊。在與該工作人員討論這個問題時,她了解到該工作人員從未收到要求提供這些資訊的文件,而該項目也未建立收集所需數據的系統。發現存在的問題後,執行主任便找到了對應的解決方案。優秀的管理者善於發現問題並在釀成危機前予以糾正。

4. 確保溝通順暢並相互協作。
管理人員應將非政府組織視為一個整體。他們需要確保負責不同項目或區域的工作人員彼此溝通。在非政府組織的快節奏環境中,工作人員有時會忽視分享資訊或尋求幫助的重要性。為避免這種情況,青年民主之聲定期召開工作人員會議,審核所有項目的進度。這種定期的交流有很多益處,例如,在了解到新的廣播節目後,負責教育講習班的工作人員鼓勵講習班學員收聽節目併為未來的節目選題提供建議。

什麼是參與式管理?

作為非政府組織的管理者,您還要建立管理與決策機制。這可以通過多種方式完成。參與法是指讓工作人員參與到規劃和管理決策中,管理者向工作人員徵求意見,然後自己單獨做出決策;團隊決策則是由高層工作人員集體決策;而在完全民主的決策中,所有工作人員和管理者都參與討論並就重大決策達成一致意見。無論您如何管理您的非政府組織,都應當想辦法發動工作人員參與並建立正式的機制以讓工作人員提出意見和建議,這有助於培養工作人員對非政府組織及其工作和未來的主人翁感與投入感。

尤其重要的是,優秀的管理者深知人力資源——無論是領取薪酬的正式工作人員、志願者還是理事會成員——是非政府組織的最大資産。非政府組織完成高品質工作的能力直接取決於承擔工作的人員的技能、熱情、承諾和才能。非政府組織的管理者需要對這些人員進行投資,這意味著確保對工作人員進行培訓,以便他們能高效完成工作並有職業發展的機會。

執行主任可能很難做到向他人放權,特別是非政府組織的創始人。但非政府組織要想獲得成功,工作人員必須有機會發展。執行主任和其他管理者必須願意將工作託付給他人。

請記住……

確保工作人員理解非政府組織的價值觀、願景和使命

有時,非政府組織的執行主任很善於向合作夥伴和捐助者傳達組織的價值觀、願景和使命,但他們的工作人員卻沒有充分理解組織的宗旨。非政府組織領導人應當不斷通過培訓、工作人員會議以及一對一談話向工作人員指出他們可以如何對實現組織的價值觀、願景和使命做出貢獻。

最後,作為非政府組織的管理者,您需要營造積極向上的工作環境,使所有工作人員和志願者都受到尊重,並且表彰他們所做的貢獻。在工作人員會議時一句簡單的“謝謝”就可以表達您對工作人員個人所取得成績的認可。如果團隊在某個項目中工作特別努力,您可以帶他們一起吃頓午餐並在新聞通訊中專門介紹他們的工作;撥出一小部分非政府組織預算用於獎勵工作人員和志願者是合理的,因為非政府組織工作人員需要知道自己的付出和能力得到承認並受到重視。優秀的管理者和出色的管理規範對非政府組織的長期可持續性至關重要。即使再小的組織也需要建立基本的管理系統,如果您在社區籌資活動中募集到第一筆500美金的款項,應當立刻記錄捐款人,跟蹤支出情況,並保管好所有的收據檔案。

隨著您的非政府組織不斷發展,所需管理的事項將逐漸增多,包括項目、活動、人員、資金、關係。您可以根據需要開發更複雜先進的系統。您一旦開始從多個來源籌集到更多資金後,應當投資購買財務管理軟體,制定詳細的會計準則。當捐贈者和支援者看到非政府組織得到良好的管理,他們對自己的資源得到正當、妥善的使用將更有信心。

結論

出色的規劃、評估和管理是非政府組織所有項目和活動的基礎。如果您投入時間進行規劃,您的項目將更有可能滿足社區的需求;如果您重視管理,您的項目將更有成果、效率更高;如果您投入時間和精力進行評估,將能夠記錄成果併發現有待改進的方面。在上述每一個方面,非政府組織都需要確定角色與職責並建立適當的系統。



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第四章:理事會
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

第四章:理事會

理事會是負責管理一個組織的機構,旨在確保非政府組織(NGO)擁有履行使命所需的資源,並且以符合法律和道德準則的方式有效地運作。從根本上來説,理事會是對非政府組織的社區、捐贈者、合作夥伴及其他利益相關者負責。

在本章中,我們將虛構一個致力於改善城市環境衛生和兒童健康的非政府組織——“清潔街道、健康兒童”(下文簡稱“清潔健康組織”),並通過它的理事會來了解理事會如何幫助其非政府組織應對挑戰與威脅。

如果您的非政府組織剛剛起步,則理事會不需要承擔本文討論的全部治理責任,不過此時確有必要成立創始理事會。創始理事會一般由三到四人組成,它幫助確定您的非政府組織的價值觀、願景和使命並構建關係網路。每一名創始成員必須具備善治的知識,這樣理事會才能履行其確保非政府組織始終開放透明、具有問責性與正當性的主要使命。

理事會的責任

1. 制定非政府組織的價值觀、願景、使命和目標。
理事會負責確定一個非政府組織的總體方向。通常,理事會在成立之初即確定組織的價值觀、願景和使命。理事會每隔幾年應重新審定指導原則,確保非政府組織的長期目標在戰略規劃流程中與這些原則保持一致。如果非政府組織從事公益活動,則理事會應確定優先事項和所持的立場。

當一個非政府組織面臨威脅或機遇時,理事會決定如何應對。例如,如果清潔健康組織的最大捐助者之一停止提供支援,則理事會要決定如何應對損失。理事會應認真研究戰略計劃並確定哪些項目對非政府組織的使命至關重要,哪些可以放棄。

2. 確保非政府組織擁有所需的資源。
理事會負責籌集資金、組織實物捐贈和招募志願者。理事會需設定資金籌集目標並與全體工作人員一起努力實現。對於工作人員與資源方面的要求,各非政府組織可自行決定。理事會的責任是確保非政府組織擁有履行其使命所需的資源。例如,在清潔健康組織,通常由執行主任撰寫籌款申請書,而由理事會負責組織資金籌集活動並安排與可能的個人及企業捐助者會面。

請記住......

起步時就要成立理事會

當您創立非政府組織時,您要做的第一件事就是招募人員組成創始理事會。創始理事會可以幫助您完成工作,例如,撰寫第一批籌款申請書或者出席與潛在合作夥伴召開的會議。更重要的是,這個小組可以對您的想法提出反饋意見並針對如何發展組織提供建議。在您創立非政府組織的過程中,需要有人對您的想法或擬採取的行動提出不同意見。設立理事會即可形成相互制衡的機制,確保非政府組織具有問責性和正當性。

3. 確保財務得到妥善管理。
財務監督是理事會最重要的責任之一。審慎合理地使用資金才能確保您的非政府組織對捐助者和社區負責,因此,理事會必須定期審查財務報告。例如,清潔健康組織的工作人員編制年度預算,理事會則負責審批。無法出席預算或財務會議的理事會成員應拿到相關文件的影印件,認真閱讀並在會議前或會議後提出問題。無論是否出席每次會議,所有理事會成員都要對理事會的決定和行動負責。

4. 確保非政府組織的工作卓有成效。
理事會通過執行主任發佈的最新資訊和評估報告定期審查非政府組織的項目和活動,進而評估項目和活動是否在推進組織的使命和目標。如果評估結果是否定的,則理事會可能需要決定終止或調整項目,或者啟動更符合社區需求的新項目。所有理事會成員都要熟悉組織的各項活動,這樣才能成為高效的監督者。他們必須實地視察項目,與工作人員見面並了解項目會為社區帶來哪些好處。

5. 聘用、監督和評估執行主任。
理事會負責聘用執行主任。這項工作不能走捷徑,不能隨意聘用一個人。必須通過透明的、包含多個步驟的流程挑選適合這一工作的最佳人選。

- 編制目標明確的職務概述。
- 發佈招聘通知。
- 審閱簡歷,篩選出能力最強的候選人。
- 對這些候選人進行面試。
- 根據非政府組織的需要確定最佳人選。

術語定義......

利益衝突

當理事會成員的個人或私人利益與非政府組織的利益不一致時,就會出現利益衝突。這樣的衝突可能會使理事會成員無法做出客觀的決定。您的非政府組織需要制定明確的利益衝突政策,要求理事會成員公開所有利益衝突並避免參與相關討論和決策。例如,清潔健康組織要公開反對一家將廢水排入自然水源的公司,但有一名理事會成員與這家公司有業務往來,因此不願意影響自己與這家公司的關係。在這種情況下,這名理事會成員必須公開這一關係並回避與之有關的討論和決策。

受聘後,執行主任向理事會報告。理事會將提供反饋並進行定期績效評估,包括正式的年度評估。如果執行主任未能完成目標或不能有效地管理非政府組織,理事會有責任將其解聘。理事會必須基於非政府組織的最大利益慎重做出此決定,絕不應僅僅根據某一理事的好惡而解聘執行主任。

6. 制定政策與規則。
理事會負責審批非政府組織的所有政策與規則,涵蓋從人事和財務問題到利益衝突的方方面面。政策可以由工作人員編制,但必須經理事會審批。

7. 擔任非政府組織的大使。
理事會成員應時刻為非政府組織尋找機會,拓展關係網,開闢新資源。他們為非政府組織及其社區代言,並在社區活動中代表組織。清潔健康組織的理事會還要積極拓展自身在國內和國際專業網路中的人脈。出席會議時,他們會帶上自己組織的宣傳冊並準備好談話要點。

理事會成員是非政府組織的大使。他們參加社區會議和活動、聆聽社區關切的事項、並積極地、引人注目地投身到社區發展中。理事會成員可通過這種方式在社區內為組織贏得信任。

8. 確保非政府組織遵守道德標準。
理事會負責確保與該非政府組織有關係的所有人的行為符合道德準則,並應全力避免腐敗行為。非政府組織與所有內外部利益相關者接洽時必須秉持誠實、公平和透明的原則。例如,如果清潔健康組織與另一家非政府組織開展一個聯合項目,但未披露一筆支援此項目的款項,這就不符合道德標準。如果執行主任支付給某工作人員的薪酬與預算中註明的薪酬不符,也不符合道德標準。允許此類做法的非政府組織應被視為腐敗組織。

為了防止不道德行為和腐敗現象,非政府組織的領導層必須把“以公平、公開的原則行事”納入核心價值觀。必須實施相應的規範以懲罰或開除任何違反規定的人員。如果理事會了解到執行主任有腐敗行為,應立即將其開除。如果一名理事發現其他理事有不道德行為,他必須將不道德行為報告給理事會主席,以便迅速採取行動。所有理事都有責任確保理事會全體成員的行為符合道德標準。

術語定義......

自利交易

自利交易是指理事會成員基於個人利益而非組織利益行事。如果一名理事向非政府組織建議使用他的嫂嫂擁有的印刷公司提供的服務,但該公司收費高於市場普通標準,這便是自利交易。在極端情況下,自利交易涉及非法行為,例如盜用和轉移資金給他人以獲得回扣。理事會必須制定防止自利交易的政策,並在事件發生後立刻採取措施。

理事會在非政府組織初創時期的職責

在尚無正式工作人員的新設非政府組織中,理事會成員承擔本應由正式工作人員承擔的職責和任務,包括:

- 確立並啟動非政府組織的首批項目。
- 與利益相關者共同參加會議以拓展人脈關係。
- 為組織建立基本管理結構,例如會計系統或志願者招募系統。
- 實施項目,例如教授電腦課程或舉辦公民教育研討會。

新設非政府組織的理事會成員需要記住:除了從事具體工作和參與管理,他們還需要履行理事在組織治理方面的責任,並在理事會會議中把一部分時間用於監督工作。

在非政府組織獲得首筆贈款並聘用正式工作人員後,理事會的作用將發生變化。理事會不僅將減少對非政府組織日常工作的參與,還將承擔新的治理責任。例如,理事會應制定人事政策並監督執行主任的工作。非政府組織從只有志願者過渡到有資金支援和專人供職的過程對於理事會可能會非常艱巨。理事會成員在了解其責任的變化後,將能夠更好地完成過渡。

理事會如何履行責任?

理事會必須定期召開會議,以行使其監督責任。有些理事會每月召開會議,尤其是在非政府組織新設立、發展迅速或遭遇危機時。對於運作順利或者無需應對威脅或機遇的非政府組織,每季度召開一次會議即可。理事會成員應在會上審查項目和財務的最新資訊,並討論需要決策的各種新問題。例如,在一次例會上,清潔健康組織的執行主任可能向理事會報告自己就一項新的公共宣傳活動與一名有捐贈意向的人士的會面情況。捐贈者希望限制該非政府組織在宣傳活動中的演説內容,以此作為提供資金的條件,執行主任在會上表達了自己對該提議的意見。理事會就此展開討論、決定是否接受該提議,並制定處理附帶條件的捐款提議的政策。

理事會只負責正式決策,如審批優先事項、新項目、預算或政策等。理事會只有在達到法定人數的會議上才能作出正式決定。這一細節必須在非政府組織的章程中註明。單個理事會成員不能為非政府組織做決定。在每次理事會會議上,應有專人詳細記錄會議內容(稱為“會議記錄”),這是理事會討論和決策的正式記錄。

理事會成員應盡可能出席每次理事會會議。這是他們了解情況併為非政府組織做出合理決策的必要前提。如果理事會成員不能參加某次會議,應向其他成員了解會議情況並提出問題。

很多理事會都設有負責從一次全體理事會議到下次會議期間執行具體任務的委員會。這有助於提高理事會會議的效率。例如,當清潔健康組織的理事會需要審議和更新某項政策時,它設立了一個委員會來分析問題並向理事會提出行動建議。

對於新設立的或小型非政府組織,整個理事會一起工作是自然的。隨著非政府組織的發展,理事會可能會設立多個委員會以處理不斷增加的問題。設立委員會可以加強理事會的團隊合作,併為理事會成員提供培養技能和領導能力的機會。

非政府組織應為理事會的所有新成員提供詳細的組織介紹,包括其使命、發展史和項目。非政府組織要確保理事會成員具備從事他們的工作所需的知識和技能,並在必要時提供培訓。

最後,非政府組織理事會應選出一名理事會主席,領導並激勵所有理事會成員竭盡全力為組織服務。優秀的主席應營造積極的環境並在理事會成員之間建立良好的工作關係。

嘗試這樣做......

理事會成員發生分歧時

有時,理事會成員會就某一項決定、政策或最佳行動方案産生分歧。出現這種情況時,需要花一些時間討論原因,嘗試理解不同觀點背後的視角和邏輯。這將使理事會可以更好、更充分地討論各種方法的優缺點,並最終達成適合本組織的最優決策。如果在理事會成員在討論後仍有分歧,則可以基於少數服從多數的原則對該問題進行表決。

如何建立卓有成效的理事會和挑選理事會成員?

建立理事會需要時間。需要時間來招聘具備各方面相關知識、技能和人際關係的人員,需要時間對這些人員進行培訓以便讓他們承擔相應的職責。很少有理事會成員在一開始便具備履行職責所需的全部能力。把理事會看成是一個團隊,每個成員都有自己的位置。如果齊心協力,就能實現目標。無論身處哪個位置,所有理事會成員都必須堅信自己組織的使命並願意為之努力奮鬥。

非政府組織的創始人在開始時往往邀請朋友、家人和同事等他所了解和信任的人加入首屆理事會。組織成立後,便需要將擁有新技能、經驗和觀點的人員帶入理事會。更大的多元化有助於理事會管理一個更複雜的組織。

為了建立更為多元化的理事會,可列出非政府組織所需的各種專業知識、技能和人際關係以及在哪可以找到具備這些能力的人員。編制清單時請考慮以下問題:

1. 建立一個能力全面的理事會需要哪些專業知識、技能和人際關係?
很多非政府組織希望具備其所在領域(如衛生、人權、教育和小額信貸等)專業知識的人員加入理事會。這的確很重要,但不要忘記為理事會招募具備管理、溝通、社區聯絡和財務專長的成員。

一些人看著一大張紙在討論問題(比爾與梅琳達•蓋茨基金會/Barbara Kinney)

深入社區:比爾與梅琳達•蓋茨基金會(Bill & Melinda Gates Foundation)的聯合創始人梅琳達•蓋茨(Melinda Gates)與印度北方邦的村民交談。

如果清潔健康組織擁有一個能力全面的理事會,就能做出更完善的決策。假設該組織打算幫助工程學專業的學生從事社區衛生項目,並就此與一家國際性非政府組織結成新的夥伴關係。理事會需要審批夥伴協議與預算。具備公共健康與衛生專業知識的理事會成員可以確保項目的合理性,具備管理知識的理事會成員則可以負責與預算有關的事項。

2. 哪些特定的知識和技能將幫助我們的非政府組織在未來三到五年內實現目標?
讓我們假設清潔健康組織計劃發起一項有關垃圾與兒童健康之間的關係的公共宣傳活動。如果有具備溝通交流和社交媒體經驗背景的新成員加入,理事會定可大受裨益。一個僅由衛生和健康專家組成的理事會將無法指導非政府組織的交流溝通活動或審查與顧問簽訂的合同是否適當。

3. 我們的非政府組織現在和未來需要什麼樣的合作和關係網?
清潔健康組織決定與當地一所大學建立長期夥伴關係,以便讓工程學與環境科學專業的學生參加其項目活動。理事會認識到從該大學招聘一名新成員可使組織極大受益。理事會列出了可以聯繫的人員名單並安排與他們見面,由此開始挑選新理事的程式。

4. 理事會的新成員應具備哪些品質和特徵才能與理事會其他成員和睦相處?
這是在做出人員選擇前必須思考的一個重要問題。如果理事會會議是隨意且非正式的,則應確保新成員能夠適應這種風格。如果非政府組織正在快速發展或變化,則需要新成員能迅速做出決策且能夠靈活行事。

請記住......

擔任執行主任的創始人必須向理事會報告

有時,非政府組織的創始人決定自行擔任執行主任並負責招募首屆理事會成員。即令如此,執行主任仍須對理事會負責並且必須向理事會報告。理事會應要求執行主任定期提交報告並對其工作表現作出評估。

為理事會招募新成員時,要記住他們首先必須承諾忠實于非政府組織的願景、價值觀和使命。向他們申明,他們必須對非政府組織的治理和規劃投入時間,並需要學習支援非政府組織運作的新技能。

一旦確定了需要什麼樣的新成員,理事會應制定招募新成員的程式。

理事會成員如何與工作人員配合?

關鍵是理事會成員和執行主任之間要相互協作。兩者都負責確定方向和優先事項、建立關係併為組織募集資源。其間存在的主要風險是責任重疊、權責不明。

以下是有助於在理事會成員和執行主任之間建立良好關係的一些提示:

1. 確保理事會成員和執行主任了解各自的角色和職責。
為每個職務編制書面的職責説明。請記住:

- 理事會成員負責制定組織政策、批准項目以及審批費用支出。這是治理責任。職務描述需指出理事會成員負責監督和評估執行主任,而執行主任則需要向理事會報告。
- 執行主任負責實施理事會制定的政策和項目。這是管理責任。職務描述需指出執行主任負責聘用、監督和評估所有其他工作人員。

2. 相互支援以履行各自的職能和責任。理事會成員需要了解非政府組織的日常運作和面臨的挑戰,以履行其治理職能。執行主任在得到這方面的資訊後,需要與理事會成員分享。假設清潔健康組織的一名理事與一家大學的研究人員有來往。該大學希望與清潔健康組織合作展開一個研究項目。理事會在對該項目展開討論後得出結論認為,這樣的夥伴關係可以提高組織的知名度並提供進一步合作的機會。在決定採取行動前,理事會成員應與執行主任協商,因為執行主任可能對該非政府組織開展重要新項目的能力心存疑慮。在這種情況下,理事會成員可能決定不批准這項新計劃,或向大學説明其顧慮,並了解大學是否能提供資源,以便聘用更多人員和提供培訓。理事會成員與執行主任之間的密切磋商可為他們共同制定的決策提供堅實的基礎。

同樣,執行主任需要聽取理事會成員的指導和建議才能妥善地管理組織。比如,清潔健康組織已經開始展開新的研究項目,而執行主任對新聘用的項目經理的表現感到擔憂。儘管解決這一問題是執行主任的責任,但她可能希望與理事會成員進行磋商,以便在採取措施前聽到不同的觀點。

嘗試這樣做......

能力全面的理事會應當具備下列技能與關係

開始為理事會尋找新成員前,務必仔細閱讀以下對照表,以確定合適的人選。

知識與技能:

- 組織和項目管理
- 籌資
- 預算編制和財務管理
- 人力資源
- 規劃與評估
- 市場行銷與宣傳
- 法律問題

網路與關係:

- 其他社區團體與網路
- 當地工商界
- 大公司
- 非政府組織
- 政府部門
- 專業協會

3. 在理事會與非政府組織工作人員之間建立尊重執行主任權威的同事關係。
理事會成員與工作人員應相互了解並明白他們同屬一個團隊。您可以安排工作人員定期參加理事會會議並邀請理事會成員視察項目和了解工作人員,以促進這種關係的形成。但理事會成員與工作人員還必須認識到執行主任負責監督和指導工作人員。理事會成員不應差遣工作人員或越過執行主任從工作人員處了解資訊。

最重要的是,理事會與執行主任之間需要定期進行坦誠溝通。在出現問題時要提出來,就此展開討論並盡可能在釀成危機前設法解決。要明白這一關係包含著內在的緊張因素。執行主任可能有時會覺得理事會成員試圖越權管理,而理事會成員則可能認為執行主任有時越權決策。這種情況很正常,並且是使雙方相互問責的一個重要途徑。只要大家坦誠溝通,並且理解每個人都有應盡的職責,就能在非政府組織中找到適當的平衡。

非政府組織如何獲得社區的信任

在社區內保持良好聲譽是非政府組織最重要的財富之一。您可以通過運作滿足社區需求的項目贏得這種聲譽。同樣,社區會以信任作為回報。理事會要與管理人員相互配合以贏得社區的信任。以下是非政府組織及其理事會為獲取信任需要採取的措施:

1. 讓社區了解您的非政府組織。工作人員和理事會成員都是非政府組織的大使。他們可以幫助社區成員了解您的組織做什麼、它的運作方式、局限性和運作所需的資源。讓這些大使們介紹組織的項目、工作人員、理事會成員和捐助者,尤其是這些捐助者支援您的組織的原因。最後,工作人員和理事會成員還必須讓社區成員知道您的組織會對他們負責,並且他們有權索取資訊、提出問題和發表意見。

2. 要求您的非政府組織對社區負責。記住,非政府組織致力於公益事業,因此必須對公眾負責。所有非政府組織都要制定確保對其服務的社區負責的問責機制。可以通過兩種途徑實現這一目標:1)讓社區成員參與規劃和評估; 2)向社區成員報告情況。

3. 遵守道德標準。所有理事會成員、工作人員和志願者均有責任確保自己的行為符合道德標準。嚴格執行道德標準是理事會的責任,當出現違反標準的行為時,理事會應採取糾正措施。理事會的目標是確保非政府組織採取的行動公開且符合社區最佳利益,從而確保高標準的職業操守。

請記住......

理事會必須將非政府組織的利益放在首位

在創始人的關係網之外發展理事會新成員將有助於避免因有家人或朋友在理事會任職而可能引起的利益衝突。如果非政府組織需要作出困難的決定,家人或好友則可能不願意反對創始人。如果創始人不再是非政府組織執行主任的最佳人選,朋友或家人也可能不願意讓別人取代創始人。

4. 保持透明。您的非政府組織必須為社區成員提供有關您的組織的資訊。不要隱瞞以下資訊:

- 您的組織的運作方式、開展的項目和服務對象。
- 挑選理事會成員或聘用工作人員的方式。
- 制定重大決策和優先議程的方式。
- 資金來源和用途。

非營利組織依靠社區資源(例如時間、資金、技能和熱情)來有效地完成工作。社區有權了解您的組織的工作內容、使用社區資源的方式以及正在取得哪些成果。

5.應當公平對待所有社區成員,並給他們以尊嚴和尊重。理事會需要向所有非政府組織工作人員和志願者傳達這項原則。理事會制定的政策禁止任何形式的歧視(例如種族、宗教或氏族歸屬)。理事會還可以將資源用於培訓及監督工作人員和志願者,確保他們不會徇私行事。

請記住......

邀請社區成員加入理事會

確保非政府組織積極響應社區需要和承擔責任的有效方法是邀請社區成員加入理事會。如果您的非政府組織的服務重點是某個街區,可邀請在那裏長大的人加入理事會。如果您關注年輕媽媽,則可以讓幾位年輕媽媽加入理事會。他們熟知社區,並且在社區內擁有許多關係,這將有利於您更有效地開展工作。務必為新人提供培訓與支援,以履行理事會的治理責任。

6. 遵守保密性。您的非政府組織的工作人員和理事會成員可能會了解到與個人有關的敏感資訊,例如健康狀況、經濟狀況或家庭隱私。非政府組織必須制定政策,保護這些資訊,並處罰違反保密原則的人。此類資訊的保密與透明運作無關,不要披露!

7. 徵求社區意見和反饋。這可以通過設立正式的社區顧問委員會(如上所述)以及讓社區成員參加規劃來實現。還可以進行定期調查,請他人提出幫助您改進的建議,並定期舉行會議了解項目參與者的看法。

最後,信任是非政府組織取得成功的關鍵因素。創始人、工作人員和志願者都應努力贏得公眾信任。理事會需制定並實施有利於建立信任的政策與規章。如果社區成員信任您,他們將:

- 希望獲得您的服務並參與您的項目。
-成為組織的志願者或通過其他方式提供支援。
- 稱讚組織的工作、工作人員和領導者。
- 提供有助於改善您的組織和項目的誠實反饋意見,並且不會對您的組織橫加指責,給您造成損失。

記住,您不可能讓所有人都滿意。總會有部分人的期望無法滿足。但只要始終堅持自己的使命並遵守道德標準,您就能贏得社區中大多數人的信任。

請記住......

治理與管理

理事會的治理責任之一是審核和批准預算。預算得到批准後,由執行主任執行。如果理事會批准的列印費用為5000美元,則事後不應質疑執行主任花費3000美元製作一份新的宣傳冊子的決定。理事會成員如果認為有一種更具經濟效益的替代方案,可以提出建議,但最終要由執行主任決定資金使用的方式。

結論

無論是剛設立還是已經成熟完善的非政府組織,理事會在確保組織具有問責性、透明度和正當性方面都扮演著至關重要的角色。這意味著,在建立伊始,理事會要與創始人攜手合作,制定組織的願景、使命和目標,並確保組織對社區負責。隨著組織發展成熟,項目、工作人員、資源、捐贈者和合作夥伴的數目都會增加,理事會將承擔更廣泛的監督責任並對日益擴大的利益相關者群體承擔更多責任。對於任何一家非政府組織而言,建立合適的理事會並確保其成員具備履行職責的能力都是成功的關鍵因素。



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第五章:社區參與和賦權
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

人與社區是非政府組織(NGO)存在的基礎。無論非政府組織致力於解決什麼問題,它們的初衷都是改善人們的生活,增強社區的凝聚力。但非政府組織不僅僅是紓解苦難的人道主義組織,它們還可以增強人們的權能,激勵人們去建設更美好的生活和社區。為發揮這一作用,非政府組織需要為社區成員提供必要的知識和技能,增強其信心,這樣他們才能滿足自身需求和倡導自身利益。

一個開始這樣做的好辦法是非政府組織向社區成員敞開大門,使他們不僅可以參與項目,還能幫助策劃、管理和評估項目。非政府組織可以通過多種方式鼓勵更多公民積極參與其中,例如:

- 在領導力培養方面投入資源,併為新領導者提供支援,以明確問題所在、確定解決方案並制定行動計劃。

- 組織“願景”會議,邀請社區成員講述自己對生活和社區的夢想,然後將這些夢想融聚成共同願景。

- 指導社區成員倡導自己的權利,幫助他們向民選官員和政府決策者提出自己關心的問題。

- 推動建立使政府和民選官員對公民負責的結構和機制。

- 動員人們投票。

參與和賦權相輔相成。人們通過參與可以學習新技能,樹立信心,發表自己的意見,培養掌控自己的生活的能力。當人們感到自己被賦予權力時,他們更有可能參與。在本章中,我們將介紹另外一個虛構組織——全民健康組織(Health for All)——實現社區參與和賦權的過程,從而闡明這種相輔相成的關係。

請記住......

界定您的社區

不同的非政府組織按不同的方式界定社區。對一些非政府組織來説,社區指一個地理區域——街區、村莊、城市或地區。另一些組織將社區視為特定的少數民族群體,或者語言相同、年齡相近或性別相同的群體,還有一些組織將社區定義為任何受特定問題影響的人,例如艾滋病毒攜帶者或失業青年。您的非政府組織應當就參與和賦權界定目標社區。

培養新的領導者

不論是在地理意義上的社區,還是在由受同一問題影響的人群組成的社區,非政府組織都需要在其所服務的社區內培養新的領導者。要實現這一目標,必須培養人們的技能,併為他們提供發揮領導作用的機會。培養新的領導者可以確保非政府組織在創始人離開後可以繼續開展工作。同樣重要的是,要創造一種環境,讓受某個問題影響的群體成為解決方案的一部分。

您培養的領導者將以多種方式來拓展組織的工作,包括:

- 就有關問題教育社區內的其他成員。

- 擔任公共教育活動的資訊傳播者。

- 通過參加會議或提供證詞向政府或民選官員提出意見和建議。

- 動員其他人積極參與,發表意見,採取行動。

全民健康組織一直努力開辦面向低收入婦女的健康教育講習班,在幫助這個群體接受健康的生活方式方面取得了成功。目前,該組織希望發起婦女領導力項目(Women's Leadership Project),為低收入婦女提供培訓,讓她們成為解決健康問題的社區領導者。

請記住......

一開始就鼓勵社區成員參加您的非政府組織的工作

當您的服務對象加入您的非政府組織時,組織會更加成功,因為不僅您的項目將與他們的需求更加相關,還可以動員大家支援非政府組織的使命。社區成員將更願意支援非政府組織及其未來的工作。此外,在對服務對象進行技能和領導力培養的過程中將涌現出更多人才來輔助組織完成使命。

該非政府組織計劃招募一些參加過講習班的婦女,安排她們開始每週會面,並重點討論以下問題:領導者應當具備哪些能力、社區需要什麼樣的領導者以及她們希望成為什麼樣的領導者。該項目將通過舉辦講習班培養基本技能,例如下列技能:

- 分析社區問題。
- 制定解決方案。
- 規劃活動和項目。
- 管理任務、時間表和資源。
- 主持會議。
- 在公共場合發言。
- 應對衝突。

雖然提供正式培訓很重要,但記住,人們是在實踐中學習的。最有效的領導力項目是全程指導參與者選擇要解決的問題、確定解決方案,然後執行行動計劃。全民健康組織的婦女領導力項目將引導參與者:

- 確定問題,例如,為什麼社區內有這麼多婦女患有可預防的疾病。

- 分析根本原因。例如,政府大幅削減對基層衛生所的資金投入,使得很多婦女無處就醫。此外,政府資助的健康教育活動也被取消。

- 確定她們希望有哪些改變並排列輕重緩急。她們作出決定,不僅希望政府能恢復資金支援,還希望診所能為文化水準較低的婦女提供更多的服務和培訓。

- 確定她們需要影響的對象——即有權恢復資金支援的人——並確定哪些資訊最有可能説服此人。

- 最後,這批婦女領導者動員社區內的其他婦女簽署請願書、寄發信件或者到衛生部的地區辦公室門前靜坐示威。

新的領導者“畢業”後,您應以其他方式繼續培養和支援她們。這項工作可以通過下列方式進行:

- 將她們聘為員工。如果全民健康組織能獲得額外資金來擴大健康教育項目,就可以聘用領導力項目的畢業生從事外展活動、協調與講習班有關的事務、甚至擔任培訓講師。

- 讓她們參與維權活動。例如,如果全民健康組織決定發起倡議,呼籲各界為婦幼保健診所提供更多的公共資金,就可以邀請領導力項目的畢業生來幫助籌劃活動、設計宣傳品內容以及向政府官員提出要求。

- 支援她們參與其他社區項目和聯盟。全民健康組織可以向其他非政府組織和聯盟引薦剛通過培訓的領導者,讓她們擔任工作人員或志願者。這樣,全民健康組織的領導力項目將使所有此類組織都能受益。

- 為她們創造機會來實施自己的想法。如果新的領導者有一個項目構思(比如開展一項旨在提高公眾意識的活動,讓大家認識到對感染艾滋病毒的孕婦進行産前護理的重要性),那麼全民健康組織可以幫助她們募集啟動項目所需的資金。如果她們從這個項目中建立起足夠的信心,可能會促使其中一些人成立自己的非政府組織,而該組織會成為全民健康組織的盟友。

嘗試這樣做......

在社區內尋找自然出現的領導者

所有社區都有“自然出現的領導者”,即那些人們願意聽取其建議、受到他人尊重且説話有威信的人。他們可能是因經驗豐富而受到尊重的長者,也可能是能夠激勵他人的年輕人。有些人受過正式教育,有些人可能沒有。如果您還不知道他們是誰,請在開展需求和有利條件評估時向社區成員詢問,然後邀請這些自然出現的領導者參與領導力項目。

促進公民參與

除了培育新的領導者外,您的非政府組織還可以通過其他方式推動公民參與。畢竟,並非每個人都適合做領導。非政府組織也可以為不適合做領導的人創造機會,讓他們為改善社區貢獻自己的力量。公民的廣泛參與最終將幫助您的非政府組織完成使命。

兩名男子手拉一條橫幅標語 (AP Images)

反貧困活動(Anti-Poverty Campaign)成員在加利福尼亞州洛杉磯市尋求社區支援。

非政府組織可通過多種方式推動公民參與,比如為人們創造機會來表達對未來的願景,動員他們出來投票等等,不一而足。非政府組織可以發揮作用,幫助人們意識到他們有發言和投票的權利!

請記住......

為了賦權于他人,非政府組織的領導者需要放手讓別人去做事情

如果非政府組織要培養新的領導者,並使他們有能力領導變革,那麼其現有領導者和工作人員必須願意退居二線,讓他人發揮領導作用。但是,有志成為新領導者的人們必須敢於對工作的成敗承擔責任。

邀請社區成員塑造願景

對於那些從來沒有表達過自己對未來的憧憬的人來説,邀請他們講述自己對生活和社區的希望和夢想是一個非常有效的途徑。全民健康組織可以和社區內的不同群體一起舉行願景會議,與會者可以是年輕人、老年人、成年女性、成年男性,也可以是城市內不同街區的居民。在會議中,您可以向與會者提出問題,例如:如果社區中的每個人都有醫療保險,社區會怎麼樣?這會帶來什麼樣的變化?

全民健康組織的婦女領導項目可以將低收入街區的婦女聚集到一起,讓她們共同設想一個能夠增進婦女健康的社區。在確定願景的過程中可經常提出這樣一些問題,例如:在您對未來的願景中,婦女的生活是什麼樣子?社區是什麼樣子?社區有哪些資源可用來增進婦女健康?

術語定義......

公民參與

公民參與包括一系列可以使公民表達自己的觀點並採取行動來推動變革的活動。

- 為居民會議、大掃除或文化節提供幫助。
- 在非政府組織或其他社區群體中提供志願者服務。
- 參加市議會會議或者在公眾聽證會上提供證詞。
- 參加探討社區問題的會議或論壇。
- 通過新聞媒體發表意見。
- 參加集會、遊行或靜坐活動。
- 參加投票。

組織活動讓人們參與

幫助人們制定社區的集體願景是讓他們看到自己對社區未來有發言權的第一步。下一步是幫助他們認識到自己可以有所作為。非政府組織可以組織各種活動,讓人們推動或大或小的變革以改善社區面貌。

例如,全民健康組織可以在街區內主辦壁畫活動,邀請年輕人在墻上描繪健康社區的生活場景。全民健康組織還可以組織街區大掃除活動,號召人們走出家門,清掃街道和公園。非政府組織理事會成員可以通過呼籲企業為這些活動捐助物資來提供幫助。

非政府組織還可以爭取與政府部門結成夥伴關係,共同支援此類工作。這樣做有助於政府官員和立法者與公眾良性互動,並加強非政府組織與政府之間的關係。我們將在下一章中進一步討論非政府組織與政府之間的關係。

動員社區成員參與維權活動

您需要讓社區成員就非政府組織關注的問題發表意見。受某個議題影響最大的群體能夠為政府官員和其他決策者提供最可靠的資訊。在人民享有充分自由的國家,非政府組織可以組織人們簽署請願書、寫信、打電話或者提供證詞。非政府組織需要提供資訊和其他工具來支援他們。

例如,如果全民健康組織向衛生部建議改善地區的衛生條件,它可以招募和培訓社區成員,讓他們就此事發表意見。社區成員可以幫助確定維權活動的關鍵資訊,然後將有關社區不良衛生情況産生影響的證詞和事實提供給政府官員。如果一些社區成員能夠講述自己的經歷,如自己孩子的健康受到怎樣的影響,這將特別具有説服力。全民健康組織的工作人員可以與社區成員共同起草他們的談話要點,並指導他們如何表達。在政治環境不鼓勵開展社區活動的國家,非政府組織需要慎重考慮其維權活動的策略。您要確保您的社區非常了解政府可能採取的任何報復措施。

術語定義......

維權

維權是要求有權做出改變的決策者採取某一立場的行動。您可以請求政府官員制定一部新法律或修改一部現行法律。您也可以請求政府部門更改其規則或做法。許多非政府組織要求為解決某一問題增加資金,如改善基層醫療保健或教育。非政府組織還可以向企業領導者進言,請求企業承擔更大的社會責任。

倡導建立有助於公民參與的治理結構

有些國家的法律允許公民積極參與社會活動,但這些法律並未得到廣泛實施,因此,非政府組織可以發揮的一個適當的作用是倡導建立鼓勵公民參與的機制。非政府組織可以共同提出下列要求:

- 通過選舉産生的地方機構舉行公開會議,讓公民對正在審議的新法律發表自己的意見(即舉行公聽會)。

- 政府部門通過社區顧問委員會或公民監督委員會來徵詢社區意見並回答社區提出的問題。

- 提高決策過程的透明度,拓展公民獲取資訊的渠道,如公佈投票記錄或公開某些文件供公眾審查。

非政府組織可以幫助官員認識到這類組織結構和機制在幫助他們履行職責和通過加強問責使他們獲得更多的公眾支援方面的價值。同時,非政府組織需要幫助社區群眾認識到官員應對他們負責,公民有權向官員問責。要做到這一點,社區不僅需要資訊,還要有與官員溝通的途徑,在這兩方面非政府組織都可以提供幫助。

嘗試這樣做......

幫助人們講述自己的經歷和處境

維權就是講述社區成員的經歷和處境,借此幫助決策者了解某一問題、法律或政策對人們的生活産生的影響。不論是作為公聽會上的證詞,還是作為非政府組織舉辦的普通教育和提高意識活動的一項內容,非政府組織都可以鼓勵社區成員站出來講述自己的經歷和處境。其中一種方法是以書面或視頻形式記錄人們講述的內容,並將它們公佈到網站或其他媒體上。

例如,全民健康組織正在領導非政府組織聯盟敦促衛生部設立公民顧問委員會,以對衛生部的健康計劃提供意見和反饋。非政府組織認識到自己所能發揮的作用之一是招募及培訓社區成員擔任委員會委員。全民健康組織鼓勵婦女領導力項目的畢業生申請在委員會任職。非政府組織要從委員會的組織結構上確保它不受政府或某個非政府組織的控制。

動員和教育選民

最後,非政府組織可以鼓勵把公民投票作為公民參與的一種形式。如果政治制度允許,非政府組織可以登記選民、告知他們選舉的重要性、主辦候選人與社區成員會面的討論會、以及動員選民在選舉日參加投票。

請記住......

公民參與有助於增進公眾利益和幫助政府改進工作

與任命和選舉産生的政府官員打交道時,非政府組織需要不斷強調這一資訊:公民的意見和監督最終將改善政府的服務,並幫助官員履行職責。此外還要讓官員認識到,公民廣泛參與是利用公民自身資源來改善社區的一種方式,因此能夠補充和完善政府的工作。

結論

加強社區參與和賦權是非政府組織努力實現可持續變革的關鍵。您的非政府組織可能在規劃、管理和治理方面做得很出色,但如果您不打造一個強大的社區領導力和參與的基礎,您的非政府組織可能會隨創始人的離開而解散。

與非政府組織其他方面的工作一樣,您需要通過自身能力建設來推動和保持社區參與和賦權。您在開始時需要教育工作人員、志願者和理事會成員,告訴他們非政府組織能夠為鼓勵公民參與做些什麼。您自己要了解政治程式和權力結構,確定您的非政府組織需要扮演的角色,並與政府建立關係。

您還需要傾聽社區成員的聲音。他們在哪些方面做好了準備並且願意做些什麼?他們想要從何處著手?有的人可能只想參與自己社區的活動,或者只想介入直接影響自己和家人的小範圍問題。這些人可能需要經歷一個過程才會願意對重大政策問題發表意見。

促進社區參與和賦權沒有一定之規。您可以從小事做起,嘗試不同的方法,邊幹邊學。請記住,不論您的非政府組織的具體使命是什麼,個人越了解自己作為公民應當享有的權利和承擔的責任,您的非政府組織就越有效。



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第六章:與其他非政府組織及政府合作
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

一個非政府組織不可能以一己之力實現建設美好社會的願景。社區需求多不勝數,社會問題紛繁複雜,您的非政府組織應當與其他非政府組織和政府加強合作,共同實現既定目標。

通過與其他非政府組織及公共部門合作,您可以獲得資金、實物捐贈、資訊、專業知識、技能等新資源。非政府組織始創之初,您可以利用與其他非政府組織、當地政府機構或大學的合作關係找到免收租金的辦公場所。您還可以借助與其他非政府組織的夥伴關係擴大公共教育宣傳的目標群體,為您的動員工作贏得更廣泛的支援。總之,與他人合作可以成為初創非政府組織進行形象和能力建設的重要手段。

夥伴關係的形式不盡相同:可以是不定期的非正式合作,也可以是系統性的正式合作;可以是定期溝通以分享資訊、想法和經驗,也可以是共同設計項目、籌集資金並運營項目的高度有組織的協作。

不管是籌劃短期項目還是長期戰略項目,您都要就合作夥伴以及合作方式進行細緻的思考。在本章中,我們虛構了一個致力於消除當地腐敗行為的非政府組織,公民反腐敗協會(Citizens Fighting Corruption,簡稱CFC),藉以探討如何建立各種夥伴關係,並探索不同形式的夥伴關係的益處和挑戰。

嘗試這樣做......

繪製一幅非政府組織圖

在您逐漸熟悉周邊環境時,您需要了解您所在社區的其他非政府組織或者與您所關注的問題相同的非政府組織。繪製一幅社區地圖,標示出各個非政府組織的地理位置,明確這些非政府組織的使命和目標以及您希望與它們建立何種合作關係。這樣的練習可以幫助您發現需要填補的知識缺口。

與全國性及地方非政府組織建立關係

其他非政府組織可為您提供資訊和思路,亦能成為您的項目合作夥伴或事業盟友,所以要儘量了解您所在社區的非政府組織——它們的議題、目標群體和服務。對於剛剛起步的組織來説,這些資訊特別有助於澄清使命、準確定位。之後,在新項目和新活動的規劃過程中,您需要了解哪些非政府組織在開展類似的工作,以便相互協調,避免項目重疊。即便周邊的其他非政府組織的使命與您有別,也要認真去了解它們。這些組織可能也關心您所關注的問題,可能會成為您強有力的同盟。

您還需要了解在其他城市、全國以及國際範圍內有哪些人也在致力於解決您所關心的問題。非政府組織之間可以通過分享經驗和教訓來相互學習。如果公民反腐敗協會想要解決市政府採購部門存在的腐敗問題,則可以借鑒其他城市的組織針對這一問題採取的應對策略,並了解它們取得了何種成效。

位於不同地區但使命相同的非政府組織可以攜手努力,共同消除跨地區問題的根源。如果不同地區的反腐敗組織相互溝通,它們可能會意識到解決問題的根本性措施是由國家制定相關的法律。這樣,它們就可能調整工作重心,在全國範圍內開展宣傳活動,促使立法機關制定相關法律。

毫無疑問,建立有效的夥伴關係需要時間。非政府組織往往將彼此視為競爭對手,會相互爭奪資源、支援、知名度乃至公眾的讚揚。要想視對方為合作夥伴,就需要相互了解,建立信任。您可以先與一個非政府組織的人員聯繫,安排會面,以便相互認識。

此後,可以分享一些活動、會議、培訓、籌資等方面的資訊。電話、會面以及電子郵件都是保持聯繫的良好方式。通過宣傳和參加對方的活動、為對方提供志願服務以及寫信支援對方的籌款申請等途徑來支援對方的工作,也是建立信任的一種方式。

公民反腐敗協會針對對腐敗問題的看法進行了一項調查。在對調查結果進行收集整理之後,他們邀請其他非政府組織來參加碰頭會,分享和討論這些調查結果。這樣可以與同樣關心腐敗問題的其他組織之間建立起溝通渠道。同樣,公民反腐敗協會也儘量接受其他非政府組織的邀請,以拓展自己的盟友網路。

協同努力

非政府組織之間建立相互信任的關係後,可以更加密切地協調各項工作。但是,協力共事之前,各方需要對以下各項達成共識:

  • 共同的願景。雖然每個非政府組織都有自己的特定使命,但是共同的願景可以幫助志同道合的組織設定共同的目標,傳達要求變革的共同訊息。比如説,如果不同地區的反腐敗組織共同規劃出“建立無腐敗政府”的願景,它們就可以建立一個方向明確、目標清晰的全國性平臺。
  • 設定共同目標併為實現目標制定協調戰略。公民反腐敗協會和其他相關非政府組織都很清楚,它們會遇到腐敗受益者的百般阻撓。通過與志同道合的非政府組織建立統一戰線,公民反腐敗協會減少了腐敗分子在非政府組織中挑撥離間的機會,避免努力付諸東流。
  • 協調外展和宣傳工作。參與合作的非政府組織之間要針對不同的目標群體明確分工:誰負責資訊共用,誰負責人員培訓等,以避免工作重疊。比如,公民反腐敗協會正在和另一致力於維權公正選舉的非政府組織展開闔作。雙方都想通過宣傳活動讓選民學習如何辨別選舉舞弊行為並在發現此類行為時勇敢檢舉。兩個非政府組織意識到通過聯合舉辦講習班和開展宣傳活動能夠綜合運用其知識與技能,從而提高效率。這些做法有助於它們將工作推展到更多的街區。

術語定義......

盟友

盟友是可以為您的非政府組織、社區以及所關注的問題提供支援的個人、組織和機構。當您面臨資金來源中斷而不得不關閉組織時,它們可以為您進言,説明您所做的工作非常重要,應該得到支援。如果您的組織是一個維權組織,您的盟友還會在您的請願書上簽字、為您提供證詞或參加您組織的集會。

協作並不意味著所有的工作都在一起做,而是通過協商明確哪些工作單獨完成,哪些工作共同去做。記住,每個非政府組織都是獨立自主的個體,在優先任務和決策程式方面各不相同。

術語定義......

資訊分享會

資訊分享會是不同非政府組織的成員之間相互介紹願景、使命及價值觀和提供其他資訊的會議。它是非政府組織之間明確共同目標、探討合作機會的良好途徑。資訊分享會有時候可以産生有關協調或協作的具體想法,有時候僅僅是保持溝通交流的方式。

開展合作項目

有時候,非政府組織可以通過共同設計和開展項目發展密切的協作關係。通過這些協作項目,您的非政府組織可以:

  • 接觸到更多的人,贏得更廣泛的支援。
  • 開展不同類型的新項目,擴充知識和技能。
  • 吸引新資源。如果您的管理能力有限或項目經驗不足,可能不足以贏得大型基金會或公共部門的資金支援。而通過與經驗豐富的組織合作,您的非政府組織便可能有資格申請此類資金。

假設公民反腐敗協會與周邊的其他非政府組織召開了資訊分享會,並與一個從事文化藝術工作的非政府組織建立了關係。雙方開始探討如何將工作擴展到受教育水準低的群體,最後他們決定合辦一場宣傳反腐倡廉的街頭演出。通過共同協作,致力於反腐倡廉的公民反腐敗協會了解到如何舉辦演出,而這個從事文化藝術工作的組織則對腐敗問題有了更深的了解。

起初的合作最好儘量簡單。例如,您的非政府組織可以和另一非政府組織合資籌辦一次能讓雙方所有人員都有收穫的培訓活動,之後對活動進行總結評估:哪些方面做得好,哪些不好,雙方各自有什麼收穫,以及是否要繼續合作等。

術語定義......

維權聯盟

維權聯盟是由多個非政府組織組成的聯盟,它們要求修改法律、政府政策或法規。維權聯盟有時也包括其他民間社團。聯盟的組成可能源於一個明確的目標(比如要求制定某項法律),也可能源於在多項維權戰略上進行合作的需要。

組成維權聯盟

一群人席地而坐,圍成一個圓圈 (AP Images)

一個維權聯盟的開端?佔領華爾街組織(Occupy Wall Street)的抗議者在費城商討問題。

尋求修改法律和政府規範的非政府組織合力共事更有可能取得成功。卓有成效的維權需要大量的人員參與,支援的人越多,聲音就越大,施加的壓力也就越大。如果已經存在相關的維權聯盟,可以加入其中;如果沒有,可以考慮自行創建,這樣會使您的非政府組織在同行中發揮領導作用。組成聯盟需要投入時間和精力,因此可能需要專門招募能夠投入時間和精力做好此項工作的人員和理事會成員。

請記住......

通過理事會成員來建立合作關係

理事會成員是非政府組織的大使,應通過他們的人際關係網路發現可以與之合作的其他非政府組織並建立合作關係。

讓我們繼續研究公民反腐敗協會努力根除當地政府採購部門存在的腐敗行為的案例。公民反腐敗協會希望建立一個由不同利益相關者——例如衛生保健、教育或房地産行業的非政府組織——組成的聯盟。這些組織都希望獲得市政府的合同,同時又擔心這一過程中的腐敗。因此,公民反腐敗協會認識到,如果將這些非政府組織組成一個廣泛的聯盟,它們能夠以同一個聲音提出意見,從而增加對政府的壓力,促使其整頓採購部門。

為確保這一聯盟取得成功,公民反腐敗協會需要各成員就以下各項達成一致看法:

  • 在共同的價值觀和願景下恪守聯盟的共同承諾。
  • 每個成員明確自身的作用和職責。
  • 明晰的決策架構。
  • 開誠佈公地交流,提高透明度。明確界定哪些資訊不可分享,哪些資訊可以分享以及分享方法(比如通過電子郵件、電話或者會議)。
  • 共同制定一套化解衝突及分歧的程式。

嘗試這樣做......

通過合作進行能力建設

一個組織在剛起步的時候往往缺乏經驗和資源,與有一定知名度的非政府組織合作是提升項目設計和實施能力的好方法。在和這樣的組織建立新的合作關係時,作為對它願意與您這個資歷不深的組織合作的回報,您需要為它提供一些有價值的東西。例如,您的組織和某個社區關係良好,而該社區正好是這個非政府組織希望服務的對象,您就可以從中牽線搭橋。合作過程中所獲取的經驗會增加您今後獨立贏得資助的幾率。

與國際非政府組織的關係

與國際非政府組織建立關係可以幫助小型非政府組織了解到與所開展工作有關的國際標準和國際慣例。在您的支援網路中,國際非政府組織的地位舉足輕重,它們會在必要的時候為您提供支援和保護。公民反腐敗協會在與國際非政府組織往來的過程中了解到國際公約、可以用作範本的其他國家的法案以及在其他地區卓有成效的維權戰略。與腐敗的政客、政府僱員和企業主作鬥爭是一件風險很大的事情,所以,公民反腐敗協會與全國性及國際反腐敗組織的聯繫越廣,它在受到威脅時所能獲得的支援和保護越多。

嘗試這樣做......

分享資源

如果您的組織和另外一個非政府組織的願景和目標相同,最好整合你們的培訓計劃、工具、資訊簡報、通訊錄等資源。非政府組織之間也可以在知識、專長和技能方面相互提供培訓,取長補短。

與國際非政府組織建立關係對於地區性非政府組織來説可能是一個挑戰。在議程的制定上,國際非政府組織通常因為自身的規模、資源和知名度而處於主導地位。儘管如此,它們還是需要與小型非政府組織合作。您比它們更了解當地的問題,與當地利益相關方的關係也更密切。請記住,您有自身的優勢。

嘗試這樣做......

制定基本規則

非政府組織之間開始協調工作時,制定基本規則非常重要。即使不打算建立正式的架構,各非政府組織也需要就聯席會議、溝通及項目合作等方面的基本原則達成一致意見。

與政府的關係

非政府組織需要與政府——包括民選和任命的官員——建立關係才能完成使命。有時這種關係是對抗性的,有時是合作性的。

非政府組織的作用是讓政府負起責任。有時候,非政府組織可以對某個政府機構或當選官員進行監督,確保其恪盡職守,妥善使用公共資源;如發現失職行為,則會直接指出並要求做出改進。

例如,公民反腐敗協會組建的維權聯盟成功地促使政府採購部門制定了一項反腐敗計劃並任命專員進行監督。他們接下來要做的就是監督這一計劃的落實情況。

非政府組織在外展、宣傳教育或提供服務方面也需要與政府合作,共同制定滿足社區需求的解決方案、執行項目或開展公共宣傳活動。比如,通過和政府採購部門新任命的反腐專員會面,公民反腐敗協會發現有必要向其他非政府組織通報政府為預防腐敗而制定的招標新程式,於是他們主動提出使用自己的資金——而無需政府出資——來完成這一宣傳工作,以示誠意。

術語定義......

非政府組織的監督作用

非政府組織對政府的監督就是觀察並記錄政府行動,發現問題所在並尋求解決方法。有時候,非政府組織的監督工作側重於某個特定的問題,並在此基礎上建議制定一項新法律或新政策。有時候,他們會監督某項法律或政策的執行情況。要保證監督工作有效且具有公信力,非政府組織必須確保執行監督的人員和志願者具備有關知識、訓練有素且公正無私。

與政府部門建立合作關係需要時間。您需要在政府部門找到有影響力並且和您有相同的價值觀、願景和目標的同盟者,然後與他們建立互信。

非政府組織必須認真慎重地從戰略角度考慮與政府部門及官員的關係。在與政府官員建立起牢固關係並且把他們發展為您的同盟者之後,你們便可以一起成就很多事情。但您也需要保持平衡和擺正關係,從而能夠在政府工作做得不好時直言指出。有時,與不得民心、壓制民意或本身腐敗的政府合作可能對非政府組織不利。

術語定義......

政府需要非政府組織

政府需要非政府組織的參與來完成其使命,反之亦然。由於非政府組織通常和其服務的社區有非常密切的聯繫,所以它們能夠接近政府接觸不到的群體。非政府組織可以憑藉自身的高度靈活性和創造性填補政府留下的缺口。

結論

強有力的合作關係建立在共同的目標、相互信任及互惠互利的基礎之上。無論您的非政府組織發展到何種程度——無論是剛剛起步,還是已經成熟——都需要投入時間和精力與其他非政府組織和當地政府建立合作關係。您和它們的關係肯定會隨著時間的推移發生變化,但是它們對於您的組織的可持續發展來説永遠都是至關重要的。



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第七章:捐助者 - 基金會、企業、個人
2013.02.05

本文收錄于美國國務院國際資訊局(Bureau of International Information Programs)出版的《非政府組織手冊》The NGO Handbook

非政府組織需要資金支付薪水、購買用品及開展項目。如果您的非政府組織規模較小且資金不足,您會如何尋找資源來應對這些開支?您可以與下列三種資金來源建立聯繫:

- 基金會
- 公司/企業
- 個人

問問自己,政府資助的附帶條件是否會損害您的非政府組織的公信力或影響其工作的有效性。您的非政府組織必須權衡政府資助可能帶來的機會、益處或不利之處。

無論是基金會、企業還是個人,每一種資金來源都各有利弊。相比個人而言,與基金會和企業聯繫更便利,其提供的數額也較大,而且往往提供長期資助。未來,您的組織也許能夠從個人募集到大量資金,但一般來講,非政府組織需要經過較長一段時間才能做到這一點。必須記住,您的組織不能僅依靠單一的資金來源,而要建立多元化的募資渠道。這樣一來,即使一項資金來源中斷,您還可以通過其他渠道繼續募集資金履行使命。

本章採用的虛構非政府組織是“我們能做到!殘疾人聯合會 ”(WE CAN! Federation of People with Disabilities,下文簡稱“我們能做到!”)。該組織的使命是維護殘疾人的權益,其具體做法是通過開展文化教育和職業培訓項目來增強殘疾人的權能,使他們成為對社會有貢獻且受人尊重的社會成員。另外,該組織也從事殘疾人維權工作。本章將通過實例來展示“我們能做到!”如何與基金會、企業和個人捐贈者建立聯繫。

術語定義......

資源

資源指非政府組織履行使命所需的全部要素,包括資金、人員、會議場所、設備、用品與材料、技能、專業知識和關係。您需要籌集資金來支付這些資源。招募志願者雖然重要,但非政府組織通常仍然需要正式支薪員工來運作項目。對於其他資源,您可以嘗試通過實物捐贈獲得。企業、其他非政府組織或個人為一次社區會議捐贈的會議場所、電腦或食品等都屬於實物捐贈。

基金會

與非政府組織一樣,基金會的建立是為了推動社會進步,提高人民生活水準。但它們並不直接為公眾提供服務或直接出面維護公眾權益,而是通過向非政府組織提供資金支援來達到這一目的。

基金會與非政府組織的另一個相似之處在於它有自己的使命和工作重點。有些基金會是由富裕家族為回饋社會而創立,這些家族決定著基金會的使命和捐助重點。如果某個家族中不幸有孩子身患殘疾,他們的基金會可能會向專為殘疾人服務的非政府組織捐款;如果某個家族發家前曾是貧困移民,其設立的基金會可能會為幫助移民或流動工人的組織提供資助。

另外一些基金會則由企業創立並提供資金。這些基金會利用各種社區服務機會來提高捐助企業的知名度,樹立良好的公眾形象。

如何找到基金會?

- 詢問同行。向其他非政府組織及合作夥伴了解情況。例如,在政府部門或高校工作的人可能知道一些基金會。

- 詢問您當前的捐助者。如已有基金會為您的非政府組織提供支援,可以向他們尋求建議。很多基金會都非常樂意提供這方面的建議。

- 利用網際網路。您可以在網上尋找基金會。除基金會中心網(Foundation Center)外,還可以試試以下網站:www.fundsforngos.org。此外,也可以輸入“某某國支援某某項目的基金會”及類似關鍵字進行搜索。

- 查閱其他同類非政府組織的網站、年度報告和其他出版物,了解他們的捐助者名錄。

在確定一家基金會後,瀏覽其網站並確認以下內容:

- 該基金會是否為您所在的地區提供資助?有些基金會的捐助對像是整個國家,而有些則只關注很小的區域,甚至只是特定的城市。

- 該基金會的捐助重點是否與您的工作一致?有些基金會的關注範圍較廣,涉及各種問題,有些關注的範圍則較為有限。除了解基金會聲明的捐助重點外,還要了解他們所資助的非政府組織和項目。一般情況下,這類資訊都可以在基金會的網站上找到,可幫助確定您的組織是否符合捐助標準。

- 該基金會能否為您提供所需類型的贈款?基金會的平均贈款額度是您應當了解的一個細節。有些基金會僅提供大額款項,因此不會考慮新設小型非政府組織的申請;而有些則相反,專為小型、基層草根組織提供資助。有些基金會資助新設的試點項目,而有些則只資助已經取得成績的項目。

確定目標基金會後,確保您了解它們的申請程式和截止日期。基金會是先要一份簡要的介紹函,還是需要完整的申請?它們是設定了截止日期,還是會隨時審核申請函和資金申請書?最後,搜尋負責與您有關的活動類型或所在地區的工作人員的姓名。如果網站上沒有這方面資訊,您可以通過電話或電子郵件聯繫該基金會。

術語定義......

基金會

基金會是為推動社會公益事業發展提供資金的實體。基金會為支援科學、教育、文化、宗教或其他慈善事業撥款。不是所有基金會的名稱都包含“基金會”字樣;另外,名稱中包含“基金會”字樣的組織也不一定都會提供捐款。

如何讓基金會為您提供資助?

要獲得基金會的捐款並非易事,初次籌款尤其如此!籌款者需要花時間尋找和研究基金會,與之建立聯繫,並撰寫符合其指導原則和標準的有説服力的資金申請書。

如果您與基金會建立了聯繫,您的非政府組織就更有可能獲得資助。如何做到這一點?

- 請熟悉基金會的人員為您引薦。

- 邀請基金會代表視察您的工作。查看基金會網站,了解他們是否喜歡您直接與他們聯繫。有些基金會鼓勵非政府組織與他們聯繫,有些則不然。如果指導準則中沒有相關説明,可以打電話給基金會或者發送電子郵件或信函自我介紹。

- 如果您的組織有印刷或電子版的新聞通訊,可將最新期目發送給潛在捐助者。

基金會了解您的工作內容及品質後,您的組織獲得資助的可能性更大。

最後請記住,儘管建立聯繫很重要,但這並不是決定因素。要獲得資助,您的工作必須卓有成效,能夠滿足指定的社區需求,並取得了顯著成績。此外,您應當撰寫一份簡明清晰、令人信服的資金申請書並在其中傳達此類資訊。

嘗試這樣做......

如果您的非政府組織剛剛起步

如果您的非政府組織剛剛創立,尚沒有項目管理或資金籌集經驗,也沒有成績可以展示,怎麼辦?您可以這麼做:

- 以書面材料證明社會需要您的組織,並介紹您打算做的項目。

- 展示您為滿足這些需求制定了清晰明確、深思熟慮的計劃以及能夠取得的顯著成果。

- 展示創始人、理事會成員以及工作人員的資歷:即使該非政府組織是新成立的組織,但創始人擁有豐富經驗!

請記住,如第六章所述,您還可以先與規模較大的非政府組織合作,再自行與基金會聯繫,通過這種方式來增強自身的能力並積累經驗。

企業

私營企業、地方企業、國營企業和跨國集團都能夠為非政府組織提供支援和資源。它們可以與非政府組織攜手,合力制定解決社會問題的方案和組織維權活動。儘管如此,在向商界尋求支援的過程中,非政府組織應當謹慎行事。確保潛在企業合作夥伴的業務和形象與您的價值觀一致,並且這種合作關係能使您服務的社區真正受益。

嘗試這樣做......

在申請遭到拒絕時徵求反饋意見

如果您的資金申請遭到拒絕,可以聯繫基金會並徵求反饋意見。有些基金會會願意與您交流,有些則不然。首次申請有時只是引介您的非政府組織的敲門磚。所以如果您的第一次申請被拒,不要灰心喪氣,而要再接再厲,為建立關係繼續努力。有時,您需要經過多次申請才能獲得捐款。

企業如何支援非政府組織?

正如非政府組織觀察周邊環境尋找良機一樣,企業也會留意回饋社區的契機——不僅捐贈資金,而且貢獻時間和專業知識。這些捐贈可以為企業樹立良好的公眾形象。此外,有些國家的政府為鼓勵企業向非政府組織捐款還專門制定了相應的稅收優惠政策。

企業一般通過以下渠道向非政府組織捐款:

- 獨立於企業的基金會。

- 企業總部管理的企業捐贈項目。

- 負責企業贊助活動的市場行銷部。贊助特定活動被視為廣告宣傳,而非慈善捐贈。

- 有權自行決定向當地非政府組織進行小額現金或實物捐贈的企業地區主管。

我們能做到!找到了一家製造和提供殘疾人專用産品及技術的企業,它面臨多種選擇:如果該企業有自己的基金會,我們能做到!可以提交資金申請書,請求基金會資助其生活技能培訓項目;或者,我們能做到!可以聯繫企業的捐贈項目並申請實物捐贈,例如捐贈視障者使用的手機;最後,如果我們能做到!在與其他非政府組織合作舉辦一個幫助殘疾人就業的招聘會,它可能會邀請該企業贊助這項活動。作為回報,它可以將該企業列入宣傳材料和項目材料中的贊助者名單。

請記住......

做好準備工作

聯繫前,儘量了解潛在捐助者的資訊。所有基金會和企業捐贈項目都有各自的使命、捐助重點、申請指南和程式。捐助者名錄中可能包含您需要的一些資訊。如果基金會或企業有網站,您可在這些網站上找到相關資訊。不要膽怯,主動與基金會工作人員溝通。確保您擁有準確的聯繫資訊並做好準備工作,這樣才能提出明智的問題。

如何尋找企業捐助者

您肯定熟悉自己所在國家、城市和社區中的國有、地方或跨國企業。您也許買過它們的産品;如果它們在當地社區設有工廠或辦事處,您還可能認識它們的員工。留意一下社區裏人們購買和使用的各種産品:最常見的手機、小吃或網球鞋都是什麼品牌?生産這些産品的企業與您的社區緊密相關,因為社區為它們提供了市場或勞動力。了解這些企業如何為非政府組織提供支援以及您如何獲得它們的支援。

請其他非政府組織的同行與您分享企業聯繫資訊,尤其是可能有幫助的個人的名字。但記住,如果您請別人與您分享資訊,則您也要投桃報李。非政府組織間需要齊心協力尋找更多資源,促進目標的實現。

術語定義......

基金會名錄

數十年來,設在美國的基金會中心一直致力於收集美國本土以及國際基金會的資訊。基金會中心的材料可在網上查到。若需國際捐助者的資訊,可訪問網站www.foundationcenter.org,點擊“尋找捐助者”(Find Funders)。

如何爭取企業的資助?

與基金會一樣,您必須與企業的關鍵員工建立個人聯繫。不過,提供給企業的資訊與提供給基金會的資訊有所不同。企業往往會從“生意”的角度對待捐款,它們要看到“投資”的“回報”。您的非政府組織必須向其展示他們可能獲得的回報。

人們從放滿碗具的桌上挑選商品 (AP Images)

籌資活動有很多種,圖為人們通過購買物品來支援慈善事業。

例如,我們能做到!提供了因受過該組織培訓而找到工作和實現生活自立的殘疾人人數,並通過調查説明這一變化具有長遠影響,例如,它使公眾意識到殘疾人也能為社會做出積極貢獻。

非政府組織還需要説明其獲得企業支援後如何提高企業形象並推動企業目標的實現。我們能做到!在説服企業的過程中強調了以下幾點:

- 我們提供的教育和培訓可以提高企業未來勞動力的技能。

- 我們組織的公眾活動(例如,健康宣講會與職業招聘會、文化慶典、美術展和文藝表演)可以提高企業的知名度。

- 我們所服務的社區是潛在市場,可以幫助企業贊助商更深入地了解該市場。

- 與我們的非政府組織建立聯繫對企業員工和公眾而言都具有教育意義。

企業渴望獲得正面宣傳,而我們能做到!證明它能做到這一點。該組織説服了一家企業為建立殘疾人培訓中心提供資助,而打動該企業的原因是培訓中心將以它命名。

請記住,一些捐助者喜歡在“下一個重大機會”中搶得先機。將您的資助申請描述成一次對具有巨大增長潛力、激動人心的新創意進行投資的機會。當這種潛力轉變為現實時,企業就可以理直氣壯地宣稱自己做出了重要貢獻。

嘗試這樣做......

搜索企業網站

在企業網站的主頁尋找以下連結:

- 企業社會責任(簡稱CSR)
- 人權
- 勞工權利
- 社區計劃
- 社區關係
- 回饋社會
- 改善生活

這些連結提供了有關企業捐贈的基本資訊。

個人

個人可能成為非政府組織的主要資助來源,這並不局限在經濟發達國家或高收入人群。在全球各地區收入水準各不相同的群體中,有越來越多的人開始資助能夠對自己的生活和社區産生影響的非政府組織。非政府組織從民間募集的資金中有很大一部分來自個人捐贈者。

所有文化和信仰都有悠久的捐贈傳統,但向非政府組織捐贈則是新概念。為奠定向個人捐贈者尋求支援的基礎,您可以先嘗試讓人們了解非政府組織及您的非政府組織的工作。務必制定週密細緻的計劃和行之有效的方法。可嘗試召集工作人員、理事會、志願者和社區成員討論您所在社區的捐贈傳統,以了解通常捐贈的時間、地點、方式及原因。

術語定義......

企業社會責任

企業現在已普遍接受企業社會責任的概念。企業社會責任是指一套能夠幫助促進公共利益、回饋社區、履行做良好企業公民的承諾的原則。

如何鼓勵個人參與?

個人捐贈者可以是來自您所屬地區、種族或宗教社區的人,也可能是任何其他人。他們可能是理事會成員、志願者或工作人員的朋友、鄰居或同事。環顧四週,您會發現很多人都支援您,並願意響應您的號召奉獻愛心。

將理事會成員、工作人員、志願者和項目參與者召集起來,列出已經確知支援你們的工作並有能力捐款(無論數額大小)的個人。考慮曾經從您的服務中獲得過幫助、擔任過志願者、捐贈過實物或提供過指導的社區成員,例如大學教授或企業業主。在編排這份名單時,也列出不了解你們的工作但可能感興趣的人士。不要僅列出這些個人的姓名,還要考慮這些潛在捐獻者所屬的類別或社交圈。

嘗試這樣做…...

書面捐贈政策

這非常有用,原因如下:

- 書面政策是工作人員、理事和志願者可以在各種情況下使用的文件,其中就容易引起困惑的問題進行了詳細説明。

- 新工作人員、理事或志願者加入您的非政府組織時,書面政策可以幫助他們了解組織。

- 如果您必須拒絕一項捐贈但又希望與捐贈者保持關係,書面政策可以讓您更靈活地處理這一尷尬局面。

如何獲得個人捐贈?

申請資助並非易事,向個人尋求資助要比向基金會和企業籌資難得多。基金會和企業網站上會説明他們是否支援您的使命以及是否接受您的資助申請。而對於個人,您需要採取更加細緻的方法,不能讓他們感到不自在。例如:

- 在舉辦活動時——例如,項目參與者結業、社區慶祝活動或新中心開放日——邀請所有利益相關者參加。活動結束時,告訴他們您的組織歡迎大家捐款。

- 至少每年一次將您的非政府組織舉行籌資活動的資訊通知社區、利益相關者和支援者。您可以通過信函、電子郵件、短信和網站發出通知,就如何捐款提供詳細説明。在辦公室張貼一幅海報!

確保您的籌資活動適合受眾:您肯定不想把烤蛋糕卷賣給正在禁食或減肥的人吧。您發起的籌資活動必須符合受眾的生活方式和傳統。

制定希望籌集到的個人捐款目標並予以公佈。告訴大家為達到某一目標需要籌集多少資金。

與所有您遇到的人和參加過您的活動的人保持聯繫,這樣可以繼續邀請他們!記錄下捐款者,以便對他們表達謝意。一聲“非常感謝”表明您對其幫助的感激之情。大多數捐款者只期待三件事:

- 捐款後受到對他們個人表達的感謝。
- 了解到捐款按計劃使用。
- 了解到捐款發揮了作用。

術語定義......

基層籌資

“基層”一詞指直接受某一問題影響的社區和群體。因此,“基層籌資”是指從這些社區和群體籌集資金。很多組織者都會這樣想:“我的組織如何能夠從個人籌集到資金?我們不認識任何有錢人!”大多數植根社區的組織都擁有廣泛的群眾基礎,他們願意響應號召奉獻愛心。這是基層籌資的基本前提。即使收入不多的人士也能作出奉獻或是幫助一起舉辦籌資活動。這樣,細流將匯成江海,壘土亦可築成高臺。

發動您的社區一同參與

制定籌資計劃時,思考如何發動您的社區一同參與。不要認為社區成員的收入和接受的正規教育水準低就沒有能力捐款或參與籌資活動。通常,那些受到非政府組織幫助的個人也是最願意支援組織和慷慨解囊的人。

我們能做到!正在組建一支由項目參與者、其家庭成員以及志願者組成的籌資團隊。他們決定通過出售自製的甜點來支援非政府組織。記住,要賺錢就得先花錢。因此,我們能做到!購買了製作甜點的麵粉、雞蛋、糖和其他材料。第一次活動可能沒法賺到錢,但在基層籌資中,結交朋友與籌資幾乎一樣重要。在我們能做到!志願者出售甜點的過程中,他們會向人們介紹這個優秀的組織並結交未來可能會通過捐款或志願工作來支援組織的新朋友。

嘗試這樣做......

練習拉捐款!

尋求捐款的工作可能令人望而卻步,當面請求贊助尤為如此。性格內向的人可能需要一些相關的培訓,了解如何才能禮貌大方地去做這項工作。確保您的非政府組織有能力提供該培訓。

留住捐贈者

所有捐贈者——基金會、企業和個人——都非常重視誠實、透明和尊重。最理想、最持久穩固、最卓有成效的關係都是以信任為基礎。但如何贏得信任呢?

- 盡可能做到準確、真實和清晰。這有助於保護您的組織以及其他非政府組織的聲譽。

- 確保所有書面材料以及代表您的組織發言的所有人員都能夠準確傳達資訊。

- 做好準備,解釋您的非政府組織的資金使用方式。出具清晰、準確、最新的財務報告。

- 確保您理解並遵守捐贈者規定的條件。您可以隨意使用這些資金,還是必須在一定時間內使用或用於實施特定的項目或活動?捐贈者是否期望見到具體成果?是否需要在使用捐款製作的材料中提及捐贈者的名字?接受捐贈前,確保就這些條件達成一致意見。

請記住......

非政府組織需要仔細研究企業的以往表現

正如潛在的企業捐助者會研究您的非政府組織的以往表現一樣,您也應當仔細研究企業在您所在社區及其他地區的表現。儘管所有企業都想提高公眾形象,但您肯定不想與危害公眾或破壞環境後又企圖修補其形象的企業有任何關聯吧。

籌資管理

建立關係網並向基金會、企業和個人籌資是一項浩大的工程。您需要發動工作人員、理事會、志願者、項目參與者和其他社區成員參與。嘗試分工合作,由執行主任或其他工作人員負責撰寫向基金會和企業提交的申請書,理事會成員和志願者則可以負責向個人籌資。理事會成員的呼籲通常更有説服力,因為他們並不會因為在非政府組織服務而獲得報酬。捐助者可能會認為,如果這些理事會成員都能夠自願獻出時間和精力,那麼這家組織必定值得為之捐款。

開發系統和程式來追蹤籌資的各個方面,例如目標、任務、時間安排和責任。記錄:

- 潛在籌資對象。例如,為每個潛在籌資對象創建一份文件,記錄聯繫資訊、談話結果、呈遞的材料和申請書。

- 從基金會和企業獲得的資助。從基金會或企業獲得捐款後,要認真遵守記錄項目活動、管理資金和提交報告的要求。

- 個人捐贈。記錄捐贈者的姓名、捐贈數額和聯繫資訊。向其表達必要的謝意,這樣未來才能繼續向其募款。

請記住......

關鍵在於信任!

要籌集資金,您必須贏得信任,事情就這麼簡單。無論捐贈者是收入不高的社區成員,還是財力雄厚的機構和個人,他們都必須相信您的非政府組織工作的價值。您要以自己的正直誠實來贏得他們的信任。

結論

如果您的非政府組織剛剛開始籌集資金,那麼會很容易感到力不從心。這個過程中有許多東西要學習,有許多工作要做。組建一支團隊並制定和執行籌資計劃,共同吸取經驗和教訓。另外,與非政府組織工作的其他方面一樣,您的籌資工作也要進行評估。與捐助者首次會面後,評估自己的表現,確定表現良好以及有待提高的方面。您如果舉行籌資活動,評估與預期目標的差距以及如何改進。尋求捐助時最重要的一點就是要勇於開口!而最糟糕的情況莫過於受到基金會、企業或個人的拒絕。如果被拒絕,務必找出原因。



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資訊資源
2013.02.05

多種工具可為非政府組織的研究、發展和運作提供幫助,其中很多是線上工具。以下所列為部分資訊資源。

馬賽克(Mosaica)
http://www.mosaica.org
馬賽克:非營利發展和多元文化中心(Mosaica: The Center for Nonprofit Development and Pluralism)致力於為跨文化非政府組織提供包括培訓在內的各類組織發展工具。其提供的材料有西班牙語、克羅埃西亞-波斯尼亞語、希伯來語、阿拉伯語和波斯語/達裏語版本。

非政府組織網吧(NGO Cafe)
http://www.gdrc.org/ngo/
該網站由獨立的非營利智庫全球發展研究中心(Global Development Research Center,GDRC)創建,為“非政府組織提供了一個探討、辯論和傳播其工作、戰略及成果的渠道”。該智庫的工作重點是在全球各地促進能讓民眾廣泛受益的發展。

非政府組織聯繫網(NGO Connect)
http://www.ngoconnect.net/resources
非政府組織聯繫網為非政府組織提供各類資訊資源,包括有關最佳做法的資訊。它是一個可搜索的數據庫,其中包含案例分析、項目報告、工具包和推薦網站的連結。部分材料同時提供阿拉伯語、法語、俄語和西班牙語版本。

NonProfitExpert.Com
世界非政府組織資訊資源網頁
http://www.nonprofitexpert.com/world%20ngos.htm
該網站提供的資訊涉及非政府組織各個方面的運作,包括美國的捐助機構以及如何撰寫資金申請書。

總統艾滋病緊急救援計劃(PEPFAR)
http://www.pepfar.gov/
美國總統艾滋病緊急救援計劃(President's Emergency Plan for AIDS Relief,PEPFAR)與政府及包括非政府組織在內的民間組織建立夥伴關係,通過在全球範圍內支援教育和公共健康工作幫助挽救艾滋病病毒/艾滋病感患者的生命。這是總統全球健康行動計劃(President's Global Health Initiative)的一項內容。

總統全球健康行動計劃(President's Global Health Initiative)
http://www.ghi.gov/
總統全球健康行動計劃由美國國務院(U.S. Department of State)管理,致力於更好地統籌及協調美國政府與各個國家、捐贈者、非政府組織和社區共同支援的項目。該計劃的重點在於建立可持續項目、倡導男女平等、促進兒童健康以及防治艾滋病病毒/艾滋病等。

基金會中心(The Foundation Center)
http://foundationcenter.org/
基金會中心是世界慈善業最重要的資訊來源,通過出版書籍、維護線上數據庫和舉辦研討會來幫助公眾了解各類基金會,並促進基金會捐助人與潛在受贈者之間的聯繫。它在美國的五座城市設有圖書館/學習中心,並管理基金會線上名錄(Foundation Directory Online)。需要訂閱。

基金會線上名錄(Foundation Directory Online)
http://fconline.foundationcenter.org/
該數據庫由美國基金會中心開發,通過提供美國10萬多家基金會和企業捐贈者的資訊,在受贈者和捐助者之間建立溝通渠道。它包含逾240萬筆近期贈款和數以千計的關鍵決策者的詳細資訊,並每週更新。需要訂閱。

美國國際開發署合作機會(USAID Partnership Opportunities)
http://www.usaid.gov/work-usaid/partnership-opportunities/ngos
美國國際開發署(United States Agency for International Development,USAID)致力於與世界各地各種規模的非政府組織合作,為人道主義援助、基礎設施建設、公共健康計劃、環境保護計劃及許多其他項目提供資金支援。

美國魚類和野生動植物管理局贈款(U.S. Fish and Wildlife Service Grants)
http://www.fws.gov/international/grants-and-reporting/
美國魚類和野生動植物管理局(U.S. Fish and Wildlife Service,USFWS)積極參加非政府野生動物保護組織的能力建設並提供支援。其野生動物無國界(Wildlife Without Borders)計劃有10個贈款項目,旨在為國際野生動物保護項目提供資金支援。

世界非政府組織協會(World Association of Non-Governmental Organizations)
http://www.wango.org/
世界非政府組織協會致力於為非政府組織提供必要的支援,使之能夠“為解決人類基本問題聯繫溝通、展開闔作、分享資訊、鼓勵參與和擴大成果”。



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